تشویق آداب و رسوم ایمیل – انجام دهید و انجام ندهید

از آنجا که ارتباطات الکترونیکی بسیار پرطرفدار است ، مردم برای دانستن بهترین روش استفاده از این ابزار ، به مشاوره بیشتری نیاز دارند. او به مردم آموخت كه از برنامه های نامه الكترونیكی استفاده كنند و فقط آداب و معیارهای اساسی را به عنوان نوار كناری در موضوعات خاص شامل می كرد. با این حال ، اکنون می بینم که بسیاری از ایمیل های ضعیف به عنوان ارتباط تجاری ارسال می شوند. اکنون می دانم که با استفاده از این ابزار ، آداب و رسوم ایمیل اهمیت بیشتری پیدا می کند. به عنوان یک همکار الکترونیکی حرفه ای ، من نیاز به تشویق رفتارهای بهتر احساس می کنم.

همه باید به یاد داشته باشید که آداب و رسوم نامه الکترونیکی بخشی از ارتباطات تجاری است و نیاز به دنبال کردن رویه های مناسب برای رفتار حرفه ای خود و همچنین ارتباطات بد است که منعکس کننده حرفه ای همه باشد. در زیر لیستی از ده نامه الکترونیکی از آنچه نباید برای بهبود دانش شما در مورد قوانین اخلاقی انجام شود ، آورده شده است.

1. آیا به این نقطه می رسیدید؟ مختصر باشید هیچ کس نمی خواهد یک ایمیل طولانی بخواند. اگر حرف های زیادی برای گفتن دارید ، یادداشت یا پیام ارسال کنید یا جزئیات را در پیوستها یا پیوند وب با استفاده از URL کامل ارائه دهید.

2. اجازه ندهید که مردم منتظر پاسخ باشند. در اسرع وقت پاسخ دهید. قانون مدیریت زمان مناسب برای استفاده در پاسخ استاندارد در 24 ساعت.

3. به تمام سوالات آنها پاسخ دهید. سؤالاتی که از طریق نامه الکترونیکی پرسیده شده برای شما ارسال شده است و سؤالاتی که ممکن است نامه الکترونیکی شما از شما بپرسد.

4- از همه حروف بزرگ یا کوچک استفاده نکنید. CAPS احساس جیغ زدن را به شما می دهد و پیروی از همه حروف کوچک به علاوه ممکن است شما بی سواد به نظر برسید دشوار است.

5- آیا خط موضوع را معنی دار اما کوتاه می کنید. خط موضوع اغلب به بیننده این امکان را می دهد که ایمیل خود را در حال حاضر به توجه توجه کنند یا می توانند تا بعد منتظر بمانند. خوانندگانی که از تلفن یا PDA برای بررسی ایمیل استفاده می کنند ، ممکن است فضای صفحه ارزشمند را برای خط طولانی موضوع از دست دهند.

6. فقط در صورت نیاز به پاسخ به همه از “پاسخ به همه” استفاده کنید. برای تصحیح این موضوع ، تنظیمات پیش فرض ایمیل خود را تغییر دهید تا این انتخاب نشود ، زیرا همه در صورت لزوم مشخص می شوند قبل از ارسال مرحله تفکر اضافی لازم است

7. از گزینه “CC” استفاده کنید. اطمینان حاصل کنید که فقط افرادی که به مطالب یا پیوست های پیام اهمیت می دهند ، باید ایمیل را چک کنند.

8- پیام های زنجیره ای ارسال یا ویروس ها را منتقل نکنید. این موارد نه تنها سرورهای پستی را غیرفعال می کنند ، بلکه گاهی اوقات کار را متوقف می کنند!

9- از چک لیست املا استفاده کرده و گرامر و علائم نگارشی مناسب را بررسی کنید. این هوشمند فقط برای هرگونه ارتباط تجاری است. همچنین به یاد داشته باشید که میانبرهای ایمیل یا پیامهای فوری مشخص نیست زیرا هر کسی که ایمیل را می بیند ممکن است نفهمد منظور چیست.

10- از ایمیل برای بحث درباره اطلاعات محرمانه استفاده نکنید. همانطور که بسیاری از افراد فکر می کنند ، ایمیل خصوصی نیست. شما هرگز نمی دانید چه کسی می تواند به رایانه ها و سرورهایی که نامه الکترونیکی ممکن است منتقل شود یا مدت زمان طولانی نگه داشته شود ، دسترسی داشته باشید.

11- با HTML و پیوست ها مراقب باشید. همه این چیزها را نمی خواهند. HTML توسط برخی از ابزارهای ایمیل قابل خواندن نیست. به هر حال برخی از سرورهای ایمیل به طور خودکار HTML ، پیوست های بزرگ یا برخی پیوست های نوع فایل را مسدود می کنند.

12. فراموش نکنید که یک خط امضا را با نام ، آدرس ، شرکت و شماره تلفن خود درج کنید. فقط به این دلیل که شما نام و آدرس ایمیل شخصی دارید به این معنی نیست که آنها به یاد می آورند شما چه کسی هستید. شماره تلفن برای پاسخ سریع آنها و یا در صورت لزوم سؤال بپرسید.

13. همیشه قبل از ارسال ایمیل ایمیل خود را بررسی کنید. بی خطر نیست که فرض کنید که مدیر املا همه چیز را به دست آورده است ؛ بررسی کنید که پیام شما روشن است و صدای شما حرفه ای است.

امیدوارم سیزده مورد پیدا کرده باشید که در بهبود قوانین ایمیل مفید نیستند. به یاد داشته باشید که از ابزار ارتباطی ایمیل بصورت حرفه ای و دقیق استفاده کنید. قوانین اساسی ایمیل با افزایش استفاده از این ابزار ارتباطی آسان مهمتر است. فقط به دلیل سریع بودن ابزار به معنای استفاده صحیح از آن نیست. همیشه به خاطر داشته باشید که ایمیل های ضعیف توسعه یافته هم تفکر حرفه ای و هم شخصی را منعکس می کنند.

مشاور سئو و طراحی سایت

سلام امید دندان نما هستم مشاور بازاریابی و متخصص طراحی سایت و سئو که در سال 81 وارد دنیای برنامه نویسی شدم و از سال 1386 وارد دنیای بازاریابی و مدرک لیسانس ارتباطات از روی علاقه رفتم گرفتم

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا