کانبان یکی از ابزارهای ساده و در عین حال قدرتمند در آموزش مدیریت پروژه و فرآیندهای کاری است. این سیستم برای اولین بار توسط شرکت تویوتا در ژاپن معرفی شد تا تولید را با نیازهای مشتری همگام سازی کند. در دنیای امروز کانبان به یکی از محبوب ترین روش ها برای مدیریت پروژه های چابک (Agile) و بهبود بهره وری در تیم های کاری تبدیل شده است.
کانبان به زبان ساده
کانبان در زبان ژاپنی به معنای تابلو یا کارت بصری است. این سیستم شامل تابلوهایی می شود که وضعیت وظایف و پروژه ها را از ابتدا تا انتها نشان می دهند. هدف اصلی کانبان این است که کارهای در حال انجام را محدود کرده و تمرکز تیم را روی وظایف اولویت دار حفظ کند.
اصول کانبان
کانبان مبتنی بر چند اصل ساده است :
- بصری سازی کارها : تمام کارها روی یک تابلو نمایش داده می شوند.
- محدود کردن کارهای در حال انجام (WIP) : به تیم اجازه داده نمی شود بیش از یک تعداد مشخص کار همزمان انجام دهد.
- مدیریت جریان کار : فرآیندها بهینه سازی می شوند تا کارها بدون توقف جلو بروند.
- شفافیت و بازخورد مداوم : اعضای تیم به طور منظم درباره پیشرفت کار بحث می کنند.
اجزای اصلی سیستم کانبان
۱. تابلو کانبان
تابلوها معمولاً به سه بخش اصلی تقسیم می شوند :
- To Do : کارهایی که باید انجام شوند.
- In Progress : کارهایی که در حال انجام هستند.
- Done : کارهایی که تکمیل شده اند.
مثال تصویری : | وضعیت | وظیفه | |————-|————————-| | To Do | طراحی وب سایت | | In Progress | نوشتن محتوا | | Done | تحقیقات بازار |
۲. کارت های کانبان
هر کارت نشان دهنده یک وظیفه یا پروژه است. این کارت ها معمولاً شامل اطلاعات زیر هستند :
- عنوان کار
- اولویت
- مسئول انجام
- موعد تحویل
۳. ستون های کانبان
ستون ها وظایف را بر اساس مرحله ای که در آن هستند دسته بندی می کنند. برای تیم های پیچیده تر ممکن است ستون های اضافی مانند بررسی یا بازخورد مشتری نیز اضافه شود.
مراحل استفاده از کانبان
۱. ایجاد تابلو
تابلویی با ستون های مناسب برای تیم خود طراحی کنید. ابزارهای دیجیتالی مانند Trello Jira یا Asana نیز می توانند به شما کمک کنند.
۲. نوشتن وظایف روی کارت ها
وظایف را شفاف و ساده بنویسید. مثلاً :
- عنوان : طراحی لوگو
- مهلت : ۱۰ روز
- مسئول : علی
۳. انتقال کارت ها
وقتی یک کار از To Do به In Progress می رود کارت مربوطه نیز منتقل می شود.
جدول مقایسه کانبان و اسکرام
|
ویژگی |
کانبان |
اسکرام |
|
ساختار زمانی |
انعطاف پذیر |
چرخه های زمانی ثابت |
|
تمرکز |
روی جریان کاری |
روی تکرارهای زمانی |
|
تغییر وظایف |
در هر لحظه ممکن است |
تا پایان اسپرینت محدود است |
مزایای کانبان
- سادگی : یادگیری و پیاده سازی آن آسان است.
- انعطاف پذیری : می توان در هر زمانی وظایف را تغییر داد.
- افزایش شفافیت : همه اعضای تیم می دانند چه کاری باید انجام شود.
- بهبود بهره وری : به دلیل محدود کردن کارهای همزمان.
محدودیت های کانبان
- مناسب برای تیم هایی با کارهای مستمر و بدون ضرب العجل مشخص.
- در پروژه های بزرگ و پیچیده ممکن است نیاز به ترکیب با روش های دیگر باشد.
پرسش و پاسخ متداول
کانبان برای چه نوع پروژه هایی مناسب است؟
کانبان برای تیم هایی با حجم کاری متغیر و نیاز به پاسخ سریع به تغییرات مناسب است مانند تیم های خدمات مشتری یا توسعه نرم افزار.
آیا کانبان فقط برای شرکت های بزرگ است؟
خیر کانبان برای تیم های کوچک فریلنسرها و حتی مدیریت کارهای شخصی نیز بسیار مؤثر است.
چگونه کانبان را شروع کنیم؟
با ایجاد یک تابلو ساده با ستون های To Do In Progress و Done و انتقال کارت ها بر اساس پیشرفت کار شروع کنید.
نتیجه گیری
کانبان یک روش قدرتمند برای مدیریت کارها و بهبود بهره وری است. با بصری سازی وظایف و محدود کردن کارهای همزمان می توانید به راحتی کارها را مدیریت کنید و عملکرد تیم خود را بهبود دهید. اگر به دنبال ساده سازی فرآیندهای کاری خود هستید کانبان یک انتخاب ایده آل است.