برنامه ریزی موفقیت آمیز برای جلسات و جلسات: چگونه حضور و غیاب را تقویت کنیم

[ad_1]

این واقعیت را در نظر بگیرید که جلسه سالانه بزرگترین منبع درآمد پرداخت نشده برای اکثر انجمن ها است. همچنین ، این واقعیت را در نظر بگیرید که اکثر غرفه داران عمده خریداران علاقه مند و واجد شرایط را سنگ بنای یک ارائه موفق کسب و کار می دانند. از این رو ، اطمینان از حضور بیشترین تعداد نمایندگان در رویداد شما به نفع سازمان شما است. برنامه ریزی جلسات باید شامل ارتقا باشد که برای افزایش حضور بسیار مهم است ، تا زمانی که بقیه “چهار عنصر” – محصول ، قیمت و مکان – به درستی توسعه یافته باشند.

برنامه ریزی یک جلسه؟ مشقت را بنویس

قبل از تهیه برنامه بازاریابی برای جلسه بعدی خود ، س yourselfالات زیر را از خود بپرسید:

آیا مطمئن هستید که بهترین برنامه آموزشی را برای مخاطبان خود ارائه داده اید؟ آیا از حاضران و اعضا (از جمله کسانی که نیستند) می پرسید که برای دستیابی به شکوفایی شغلی و شخصی چه مواردی را باید بدانند و یاد بگیرند؟ آیا شما به نیازهای آنها پاسخ می دهید؟ آیا به طور فعال به دنبال کمک های بلاعوض ، مشارکت و حمایت مالی هستید که به شما کمک کند بهترین کار را برای نمایندگان خود انجام دهید؟

س آیا شهرهایی که انتخاب می کنید مقرون به صرفه و در دسترس هستند؟ آیا نرخ اتاق مناسب است؟ آیا هزینه های ثبت نام منطقی و قابل رقابت با حاشیه سود قابل قبول است؟

آیا فروش الگوی زمان و روز هفته به مخاطبان آسان است؟ (معلمان معمولاً در تابستان آزاد هستند ، در حالی که کارآفرینان از هر نوع ممکن است در روزهای هفته با مشکل روبرو شوند و از منبع درآمد خود دور شوند).

آیا رویداد شما برنامه ریزی شده است تا با سایر رویدادهای صنعت (دولتی و خصوصی) یا رویدادهای منطقه ای برای سازمان شما رقابت نکند؟

آیا پایگاه داده بازاریابی شما جامع ترین و دقیق ترین است؟ آیا USPS تست ، اصلاح و تأیید شده است؟ آیا نام همه شرکت کنندگان بالقوه را از طریق پرس و جو در وب ، خرید محصولات ، سوالات عضویت ، نظرسنجی های غرفه داران و اتحاد بازاریابی با انجمن های مربوطه به دست آورده اید؟

س آیا پیام های کنفرانس شما به اندازه کافی مکرر و به موقع است؟ آیا پاسخ دهندگان وقت کافی برای تهیه بودجه برای این رویداد ، دریافت مجوز حضور در این رویداد و استفاده از تاریخ انقضا early زودرس ثبت نام و مهلت هتل در کل دارند؟ آیا نسخه نرم افزاری شما به اندازه کافی چاپ شده است که به شما امکان می دهد از نرخ نامه های غیرانتفاعی نامه یا نامه انبوه که به طور قابل توجهی ارزان تر ، اما کندتر است ، استفاده کنید؟

س آیا فرصت هایی را برای تبلیغ جلسه خود از دست می دهید؟ فرصتهای مکرر از دست رفته شامل امضاهای ایمیل ، پخش برگه های جلد فکس ، سربرگها ، تبلیغات و مقالات در هر خبرنامه و مجله ای که تولید می کند ، ورودی هایی با نامه های تمدید هزینه و سایر مکاتبات خروجی ، اعلامیه های مطبوعات تجاری و رونمایی از کنفرانس عمومی قبلی. و همه وقایع میان مدت آیا شرکت های وابسته و غرفه داران محلی بسته های کلید در دست را ارائه می دهید که آنها را قادر به حمایت از بازاریابی جلسه ملی کند؟

به خاطر داشته باشید که بسیاری از فعالیت ها با کنفرانس شما برای به دست آوردن سهمی از زمان حضور بالقوه و اعتبارات اختیاری رقابت می کنند. وقت شخصی کمتری در کاهش بودجه های آموزشی دارد. تعداد فزاینده ای از فرصت های آموزشی موجود به صورت محلی ، منطقه ای و آنلاین ، مدیران برنامه ریزی جلسات را وادار می کند که رویکردی پیچیده تر و قابل اندازه گیری برای بازاریابی بیش از گذشته ایجاد کنند.

محاسبه

طبق 9مین بررسی سالانه انجمن مدیریت کنفرانس حرفه ای ، بازاریابی و تبلیغ 11.1 درصد از هزینه های رویداد را تشکیل می دهد. این عدد را با مبلغی که برای تبلیغ رویداد خود هزینه می کنید مقایسه کنید. آیا شما به اندازه کافی هزینه می کنید؟ خیلی زیاد؟ بیا بشماریم.

فرض کنید هدف حضور شما 1500 باشد – 5 درصد بیشتر از سال قبل – و هزینه ثبت نام شما 500 دلار است. اگر به هدف خود برسید ، در مجموع 750،000 دلار درآمد کسب خواهید کرد. اگر برای تأمین این حضور به طور متوسط ​​11 درصد در صنعت هزینه می کردید ، هزینه های بازاریابی از جیب شما 82500 دلار ، یا 55 دلار به ازای هر میهمان ثبت نام شده خواهد بود.

از آنجا که نرخ بازگشت قابل قبول برای پست مستقیم حداکثر 3 درصد است ، شما باید حداقل 50،000 مورد را برای 1500 مهمان خالص پست کنید (0/03 x 50،000 = 1500). با بودجه 82،500 دلار ، هزینه هر پست کننده 1.65 دلار با احتساب هزینه پست خواهد بود. اما از آنجا که تحقیقات نشان داده است که افراد باید حداقل سه بار پیام شما را قبل از پاسخ ببینند ، هزینه هر ایمیل به 55 سنت کاهش می یابد. از آنجا که این یک واحد کم هزینه است ، شما باید با درج این مقاله در خبرنامه ماهانه خود و یا به عنوان یک درج چند کیسه ای در ژورنال خود ، صرفه جویی کنید. برنامه ریزی پیشرو اصلی است.

یک برنامه برای جلسه خود ایجاد کنید

تدوین و استفاده از برنامه و برنامه بازاریابی سالانه ابزاری برای برنامه ریزی جلسات است که به ساده سازی مسائل مربوط به برنامه ریزی قبلی کمک می کند. اگر به شدت به اعضای هیئت مدیره و کمیته های داوطلب اعتماد کنید ، جدول زمانی یک ابزار بسیار ارزشمند است. این شامل همه مهلت ها است تا هم کارمندان و هم داوطلبان بدانند دقیقاً از آنها چه انتظاری می رود. این به عنوان یک دستگاه جذب داوطلب عمل می کند ، به داوطلبان بالقوه اجازه می دهد تا به جدول زمانی مشخص پایبند بمانند یا تصمیم بگیرند که برنامه های آنها به آنها اجازه شرکت نمی دهد. این امکان را برای همه – داوطلبان ، کارمندان و سخنرانان بالقوه – فراهم می کند تا همزمان در یک صفحه باشند.

با تمام مهلت ها و تاریخ های قطع حمایت شده از تاریخ رویداد ، یک برنامه زمانی ایجاد کنید ، از جمله زمان کافی برای توسعه ، برنامه ریزی ، چاپ و توزیع برای جلوگیری از هزینه های عجله. در اینجا چند نمونه از موارد اصلی جدول زمانی وجود دارد:

ارسال اولیه

هدف نامه اصلی ، به احتمال زیاد کارت پستال ، آماده سازی گیرندگان برای اقدام است. باید به آنها یادآوری کند که تقویم های خود را مشخص کنند ، بودجه های سفر را تنظیم کنند ، وب سایت سازمان را به طور منظم برای به روزرسانی بررسی کنند و آنها را آماده کند تا در رویداد آینده خیره شوند. تبلیغات مقصد می تواند در اینجا همراه با اطلاعات مربوط به هر یک از عناصر آموزشی جدید حاصل از بررسی سال گذشته باشد. اطمینان حاصل کنید که فرستنده اولیه را در زمان برنامه ریزی بودجه برای کسب و کار خود ، معمولاً شش تا نه ماه ، ارسال کرده اید.

پست دوم

هدف از این مکاتبات تشویق به ثبت نام اولیه است. این قطعه ، چهار هفته قبل از تاریخ توقف زودهنگام (یا هشت تا 10 هفته قبل از مهلت هتل) از طریق پست ارسال شده است ، باید شامل فرم های ثبت نام و مسکن و همچنین اطلاعات نهایی در مورد سخنرانان اصلی ، موضوعات سمینار و ارائه دهندگان باشد.

نامه نهایی

هدف از ارسال نامه نهایی که حداقل سه هفته قبل از موعد مقرر در هتل ارسال شده است ، درخواست و بستن سفارش است. این باید شامل تمام اطلاعاتی باشد که یک شرکت کننده احتمالی باید برای مطابقت با آن آگاه باشد – دستور کار نهایی ، لیست غرفه داران تا به امروز ، نام و عکس همه سخنرانان ، تخفیف های هواپیمایی و اجاره ای اتومبیل ، تورهای اختیاری ، فرم های ثبت نام و مسکن و سایر مواردی که آنها را برای حضور فریب خواهد داد.

شما باید بتوانید با دانستن تاریخی که در آن نیمی از شرکت کنندگان در آن ثبت می شوند ، بدانید که آیا به تقویت بازاریابی اضافی نیاز است یا خیر. اگر در این مرحله شماره ها عقب هستند ، ممکن است بخواهید فرستنده نامه ، ایمیل پخش یا نمابر دیگری را به مخلوط اضافه کنید.

برای هر مورد از جدول زمانی ، مهلت تأیید نسخه نهایی ، مهلت تصویب طرح نهایی ، مهلت تأیید بلوز یا اثبات مطبوعات و تاریخ پستی را در نظر بگیرید. همه تاریخ ها باید واقع بینانه ، محکم و با همه طرفین در اوایل چرخه بازاریابی به اشتراک گذاشته شوند. وقتی همه عناصر یک رویداد – از انتخاب سایت گرفته تا برنامه ریزی برنامه تا ارائه فروش – از طریق یک ماشین بازاریابی کاملاً ترویج شوند ، مزیت اجتناب ناپذیر افزایش حضور و رضایت نمایندگان و غرفه داران است.

الگوی جدول زمانی بازاریابی

14 ماه –

یک شرکت طراحی گرافیک / بازاریابی را انتخاب کنید. موضوع ، شعار و مقدمه را تنظیم کنید تا در رویداد امسال آشکار شود. قبل از اعلامیه ، غرفه داران را آماده کنید. آماده تماس با بلندگوهای خود شوید. (توجه: تمام اطلاعات باید به طور همزمان در وب سایت سازمان و در خبرنامه فروشندگان قرار گیرد. تیم روابط عمومی یک برنامه موازی دارد.)

12 ماه –

موضوع جلسه ، شعار و مقدمه همایش امسال رونمایی شد. اطلاعات مقصد اولیه را ارائه دهید. کمیته میزبان و CVB باید در این رویداد شرکت کنند. مخاطبین رسانه را در اتاق مطبوعات به روز کنید. با بلندگوهای وب سایت تماس بگیرید و آن را به بلندگوهایی که برمی گردند توزیع کنید. کمیته برنامه در حال ارزیابی سخنرانان سال جاری است. با استفاده از آگهی غرفه دار ، فضای غرفه را در محل نوسازی کنید.

10 ماه خارج –

تاریخ جلسات را به انجمن های مطبوعاتی وابسته به تقویم رسانه ای آنها توزیع کنید. بازاریابی مدل ها را شروع کرده و بلندگوها را بدست آورید. تجزیه و تحلیل جامع برای ارزیابی غرفه داران و شرکت کنندگان برای سال جاری و تنظیم برنامه برای رسیدگی به مسائل.

9 ماه بیرون –

برای اعضا و افراد احتمالی نامه اولیه (یا نمابر برای پخش و یا ارسال ایمیل) ارسال کنید و از آنها بخواهید بودجه های خود را تهیه کنند ، تقویم های خود را برچسب گذاری کرده و برنامه هایی برای حضور در آن برنامه ریزی کنند. در صورت استفاده از سخنرانان اصلی و سرگرمی تبلیغ کنید. ارتقا جاذبه های گردشگری. فرم های مسکن و ثبت نام را ایجاد و تأیید کنید. فرم های وب سایت PDF و یا تعاملی ایجاد کنید. برگه های تأیید سربرگ ، پاکت نامه و برگه جلد فاکس را تهیه کنید.

از 9 تا 6 ماه –

کمیته آموزش از طریق وب سایت و خبرنامه ها ، سخنرانان و تأمین کنندگان اصلی که تاکنون ثبت نام کرده اند را به اطلاع اعضا و غرفه داران می رساند. نامه رجیستری پرندگان زودهنگام را تنظیم کنید. اطلاعیه های مطبوعاتی و لیست های تماس ، آگهی های تجارت آزاد و مواد بازاریابی را برای درج در بسته های خدمات غرفه داران آماده کنید. آرم رویداد را برای جلد کیت به پیمانکار خدمات عمومی ارسال کنید. تبلیغات مربوط به رویدادها را در مجلات وابسته و نشریات اتحادیه قرار دهید.

6 ماه در خارج –

ایمیل اولیه ارسال کنید فرم های ثبت نام و مسکن را برای شرکت کنندگان و غرفه داران درج کنید. توسعه اولیه برنامه بروزرسانی وب سایت.

4 ماه در خارج –

یک برنامه مقدماتی پستی ، ارائه اطلاعات خاص در مورد سخنرانان ، جلسات آموزشی ، و مقصد و همچنین فرم های ثبت نام و اسکان. پس از ثبت نام و فرم های مسکن در وب سایت. توسعه برنامه فرستنده نهایی. لیستی از شرکت کنندگان از قبل ثبت نام شده را برای تبلیغات پیش از رویداد به غرفه داران ارسال کنید.

3 ماه در خارج –

برنامه پستی نهایی را ارسال کنید. سازماندهی تلاش های روابط عمومی برای محل برگزاری و حضور محلی. در صورت لزوم تبلیغات را در نشریات محلی تنظیم یا قرار دهید. در صورت لزوم آخرین فرصت پخش را از طریق نمابر یا ایمیل ارسال کنید. برای مراسم اختتامیه تبلیغات تبلیغاتی رویداد سال آینده را تنظیم کنید. مواد مربوط به غرفه خود را در نمایشگاه یا محل استقبال آماده کنید.

بلافاصله قبل از جلسه یا رویداد –

کتابچه راهنمای کاربر ، روش ها و مواد در محل ، از جمله art sign ، بنرهای حامی مالی ، دستور کارهای سریع با تکالیف اتاق ، دستورالعمل های مختلف حضور و غیاب ، تابلوهای پیام ، اطلاعات تماس اضطراری و سایر ابزار بسته بندی را در صورت لزوم آماده کنید.

[ad_2]