اگرچه همه ما از بلاتکلیفی اقتصادی که زمان به وجود آورده است ، آگاه هستیم ، به ویژه در مقابل کاهش قدرت و تغییر ساختار نیروی جاذبه ، اکنون به سمت بهبود فضای کار و سرمایه انسانی است.
در این نسخه از مجموعه راهنماها 23 استراتژی را در محیط کار ارائه می دهیم تا بدون تیراندازی به کسی سود خود را افزایش دهید.
1 – به شرکتهای ذخیره سازی خارج از سایت اجازه دهید فضای اداری گران قیمت ، فضای کف و دفاتر را تأمین کنند
اگر مانند بسیاری از سازمان ها هستید ، شما و کارمندانتان به هنر مذاکره در مورد یک دوره در بسته های اسناد و صندوق ها و پرونده ها تسلط پیدا کرده اید که به بخشی قابل قبول از زندگی روزمره در محل کار تبدیل شده است.
ممکن است بدانید که اکثر اطلاعات کاملاً مورد نیاز نیست ، بدانید که نباید گوشه ها ، کابینت ها و راهروها را مسدود کرد. بپذیرید که این یک خطر سلامتی و ایمنی است و شرط می بندید که هیچ کس نمی تواند به سرعت اطلاعات خود را بدست آورد ، حتی اگر بخواهد این کار را انجام دهد.
بنابراین چرا با تماس با تیمی از کارشناسان مدیریت اسناد و ذخیره سازی ، یک دفتر گران قیمت ، کف و فضای اداری را آزاد نمی کنید.
ذخیره سازی باعث می شود پرونده هایی که اخیراً جدید نیستند ، اما به دلایل استفاده مکرر اداری یا ضرورت قانونی از بین نمی روند ، در یک محیط امن ذخیره شوند و با قیمتی ارزانتر از اجاره دفاتر مورد نظارت قرار گیرند.
همه شرکت های خوب ذخیره سازی خارجی متوجه می شوند که کنترل پرونده های شما بخشی از عملکرد مدیریت مانند کنترل هر دارایی حیاتی دیگر است. آنها سوابق را به عنوان یک منبع مهم سازمانی می نگرند و راه حل هایی را ایجاد کرده اند که سطح صلاحیت شما را افزایش داده و هزینه های اشغال را کاهش می دهد.
بیشتر آنها دارای فضای انبار بزرگی برای سوابق غیرجاری ، و
اتاق های رسانه ای کنترل شده محیط زیست برای ذخیره اطلاعات الکترونیکی حیاتی در شرایط مناسب محیطی.
2- فضای خالی یا بلا استفاده
بازار اجاره زیر در چند سال گذشته یک بخش رشد پایدار در بخش دفاتر بوده است ، که عمدتا با تغییر ساختار و کاهش شرکتها انجام می شود ، بلکه توسط شرکت هایی که به دنبال تبدیل مازاد اداری به درآمد اضافی هستند نیز هدایت می شود.
قبل از فکر کردن در مورد سابلیت یا واگذاری ، عاقلانه است که بندهای مربوطه در اجاره نامه شما توسط یک وکیل تجاری صالح تجاری بررسی شود. مشاوره با یک آژانس معاملات املاک و مستغلات به شما این امکان را می دهد که در مورد موجود بودن مستاجران مناسب و شرایطی که باید ارائه دهید – به ویژه در یک بازار تنگ ، واقع بین باشید. همچنین ، بودجه خود را در مورد هزینه های هر نوسازی مورد نیاز ، همراه با هزینه های حرفه ای و هزینه های بازاریابی در نظر بگیرید.
نماینده املاک و مستغلات شما به شما می گوید آیا اجاره های مختلفی را برای مناطق تقسیم شده در طبقه های مختلف یا با نماهای متفاوت ارائه می دهید. اگر ابتدا فضای حق بیمه اجاره داده می شود ، اطمینان حاصل کنید که فضای باقی مانده تقریبا برای شما فراموش نشدنی باقی مانده است.
فضای فرعی شما باید در شرایط خوبی باشد و قابل فروش باشد. همواره از مشاوران حرفه ای خود در نمایندگی املاک و مستغلات و شرکت مشاوره معتبر از دفاتر پیش ساخته مطلع شوید تا کارهایی را که باید قبل از قرار دادن فضای بازار انجام شود ، به وضوح تأیید کنید.
به طور خلاصه ، فضای خود را به گونه ای ایجاد کنید که دکمه های داغ را فشار دهید:
• ترمیم کننده آماده اشغال
• نور ، روشن و تهویه مناسب
• هزینه خدمات ثابت
شرایط انعطاف پذیر
• جذب مالک
مبله ، مبله ، مبله
3- سرمایه گذاری در جدیدترین فن آوری ها
ما فقط تصور نمی کردیم – از نظر زندگی کاری ، همه چیز کوچکتر شد.
محصولات پیشرفته موجود در بازار امروز ، از تلفن های همراه تا لپ تاپ ، فشرده تر و پویاتر از گذشته هستند و سطح کارایی و بهره وری را تغییر داده اند.
یکی از بهترین نمونه هایی که IT در بهبود فضا ایجاد می کند ، ظهور صفحه نمایش های LCD کم وزن و سبک است.
نه تنها فضای کمتری را در دسک تاپ اشغال می کند بلکه می تواند در بسیاری از مکان ها که قادر به صفحه بزرگتر نیستند نیز مورد استفاده قرار گیرد. به طور معمول ، یک صفحه نمایش LCD 12 اینچی با یک پایه فقط حدود یک سوم فضای میز را برای یک مانیتور معمولی 14 اینچی CRT می گیرد.
نمایشگرهای LCD علاوه بر کوچک و صرفه جویی در فضا ، مزایای دیگری را نیز ارائه می دهند. اول از همه ، مانیتورهای LCD نسبت به مانیتورهای CRT انرژی بسیار کمتری مصرف می کنند و این باعث می شود آنها یک دوره عالی برای لپ تاپ و لپ تاپ باشند. ثانیاً ، نمایشگرهای CRT با انتشار تابش مضر شناخته می شوند ، در حالی که صفحه های LCD منفجر نمی شوند و سوم ، توسعه صفحه نمایش های LCD منجر به مجموعه ای از مبلمان و سیستم های ذخیره سازی صرفه جویی در فضا شده است و به افراد بیشتری امکان کار در فضای کمتری را می دهد.
صفحه نمایش ال سی دی در پیش زمینه هزینه بیشتری خواهد داشت ، اما گرمای بسیار کمتری نسبت به نمایشگرهای CRT تولید می کند که این امر موجب صرفه جویی در مورد نیازهای خنک کننده اداری کمتر خواهد شد. بنابراین ، اگرچه ممکن است پس انداز برای یک کاربر خاص به نظر نرسد ، اما در دفتری که از 50 نمایشگر استفاده می کنید ، پس انداز به سرعت می تواند به مشکل تبدیل شود.
4- مذاکره با صاحب ملک
رکود اقتصادی کنونی با نیاز به انعطاف پذیری بیشتر در رابطه با اجاره نامه که آنها می خواستند موافقت کنند ، روبرو شده است و بسیاری از آنها همچنان نیاز به یک چشم انداز واقعی و تجاری را درک می کنند.
این که آیا شما می خواهید اجاره را برای مدت طولانی کاهش دهید یا از مزایای برنامه های مالک دارایی برای بازسازی ساختمان استفاده کنید ، لازم است با وی مشاوره کرده و در مورد برنامه های بلند مدت وی برای ساختمان اطلاعات بیشتری کسب کنید.
در برخی شرایط ، شما همچنین ممکن است بخواهید با تمدید اجاره نامه یا ایجاد فرصتی برای خرید مجدد برخی از شرایط اجاره نامه که از توافق نامه بدتر است – از بازار فعلی استفاده کنید – برای مثال ارائه حداکثر هزینه خدمات یا مذاکره مجدد در مورد اصول خرابکارانه.
اگر غالباً با صاحب ملک ملاقات می کنید ، گفتگوی خوبی با او داشته باشید و در انجام مذاکره خود احساس اطمینان داشته باشید ، ممکن است عاقلانه باشد که با یک وکیل تجاری املاک و مستغلات مشورت کنید تا پیمان ها را در طول اجاره بررسی کنید تا اطمینان حاصل کنید که بهترین نتیجه را خواهید گرفت.
اگر صاحب ملک نام ناشناس است ، عاقلانه راهنمایی می کنید که یک نماینده تجاری با تجربه را راهنمایی کنید که از طریق آن می توانید گزینه ها را مورد بحث قرار دهید ، در مورد شرایط موجود در بازار اطلاعات کسب کرده و از معاملات مشابه به دست آمده توسط مشتری در مواردی مانند موارد شما سود ببرید.
5- تحقیق در مورد انتقال به دفاتر جدید
هنگامی که نیروهای بازار تعادل نفوذ را در اختیار مستاجر قرار می دهند ، زمان بسیار مناسبی برای کشف بازار برای یک فضای جایگزین است.
اگر از تمام فضای موجود استفاده نمی کنید ، به عنوان مثال حرکت به مکانهای کوچکتر می تواند به طور چشمگیری در کاهش هزینه های بدون سرنشین و بدون از دست دادن متناسب در بهره وری کمک کند. در حقیقت ، داشتن کارمندان با یکدیگر در یک فضای مناسب و طراحی شده با یکدیگر همکاری می کنند ، در واقع می تواند سطح روحیه و شایستگی را بهبود بخشد.
اگر فضا مشکل شما نیست ، ممکن است مکان جابجایی گزینه ای باشد که اگر منافع اصلی آدرس اصلی شما اکنون با کاهش اجاره یا هزینه های مالکیت برای قسمت کمتر شناخته شده شهر یا مکان خارج از شهر پیشی گرفته است.
به عنوان یک طرف این سکه ، اگر لزوم انتقال به یک مکان برجسته را احساس می کنید ، حتماً برای بهره مندی از آدرس معتبر یا ساختمان تاریخی منتخب خود ، کمپین های بازاریابی و آگاهی سازی را راه اندازی کنید. سیگنال های اضافی و مشاغل جدید که ممکن است ناشی از انتخاب شما در یک مکان بازار بالاتر باشد ، ممکن است هزینه های عملیاتی بالاتر را جبران کند.
البته قبل از فکر کردن در مورد اسکان مجدد ، همیشه حتماً از مشاوره حرفه ای یک نماینده املاک و مستغلات و مدرک تحصیلی فصلی استفاده کنید تا اطمینان حاصل شود که همه جوانب پروژه مورد توجه ، برنامه ریزی و بودجه دقیق قرار گرفته است.
6 – استاندارد سازی ساختمان
اگر تجارت شما چند منظوره باشد ، شاید به عنوان نتیجه کسب ، تسهیلات ترکیبی می توانند به سرعت هزینه های غیرضروری را از بین برده و سهم قابل توجهی در سودآوری داشته باشند.
نکته منفی این است که فرایند ترکیب دو مکان اغلب می تواند به کابوس لجستیکی تبدیل شود ، بنابراین خوشحال است که شرکت هایی با تخصص پردازش با تخصص مدیریت حمل و نقل در دسترس هستند تا به شما مشاوره دهند و کل پروژه را مدیریت کنند.
افراد خوب می فهمند که در صورت جلوگیری از بروز مشکلات و کنترل هزینه ها ، باید با مدیریت حرکات مانند تمرینات نظامی مقابله شود. بدون وجود یک جفت دست ایمن در هواپیما ، این روند می تواند هزاران بهره وری از دست رفته را برای شما هزینه کند.
قبل از آموزش شرکتی که می خواهید با آن کار کنید حتما با چندین شرکت مصاحبه و مطالعه کنید. به نوع سؤالاتی که پرسیده اند دقت کنید. احساس رضایت کنید که شما فقط علاقه مند به نمایش نمودارهای برنامه ریزی پروژه و کاتالوگ مبلمان اداری نیستید ، درعوض آنها واقعاً علاقمندند بدانند که تجارت شما چگونه کار می کند ، بنابراین می توانند توصیه هایی را ارائه دهند که باعث افزایش بهره وری در کسب و کار شما شود.
برنامه ریزی جایی است که نبرد برنده می شود. مدیریت و برنامه ریزی دقیق ، تفاوت بزرگی ایجاد خواهد کرد. حتماً از مشاوره حرفه ای مدیریت پروژه استفاده کنید.
7 – رفتن به دفاتر خدماتی را در نظر بگیرید
برای بسیاری از شرکت ها ایده آل است که یک فضای اداری منعطف در یک مکان مناسب داشته باشید و هزینه آن را با یک پرداخت ماهانه بپردازید ، که معمولاً می تواند شامل قیمت ، هزینه خدمات ، برق و نظافت و همچنین مبلمان ، پذیرش و خدمات منشی باشد.
فرصت دسترسی به تجهیزات اداری مدرن را بدون نیاز به خرید به آن اضافه کنید و کلیه خدمات پشتیبانی مورد نیاز برای انجام امور تجاری براساس آنچه شما نیاز دارید ، تعجب آور نیست که دفاتر دارای خدمات در سالهای اخیر محبوبیت زیادی پیدا کرده اند.
دفاتر مجهز امروزه لزوماً گران نیستند. بویژه برای مشاغل کوچک ، معاملات بسیاری که در حال حاضر موجود هستند پیکربندی شده اند تا با نرخ ارزانتری کار کنند ، در حالی که امکان انعطاف پذیری و آزادی حداکثر را فراهم می کنند.
8 – در مورد دفاتر داغ تحقیق کنید
اگر محاسبه آن را متوقف کنید ، این احتمال وجود دارد که نگران هزینه واقعی تأمین فضای کار برای کارکنان خود باشید (نرخ اجاره ، قیمت ، هزینه خرید ساختمان ، گرمایش ، روشنایی ، وسایل ، مبلمان ، خدمات و غیره)
افزودن به هزینه این واقعیت است که بسیاری از “کارمندان ادارات” در حال حاضر مدت زمان طولانی را از میزهای خود می گذرانند – در ساختمانهای مشتری ، در جلسات ، در سایت ، در کنفرانسها و غیره – و به راحتی می توان فهمید که چرا بیشتر و بیشتر شرکت ها در قالب های خود به دنبال یک دفتر داغ هستند. ناهمسان.
این مفهوم از یک رویه باستانی در کشتی های جنگی ناشی می شود ، برای فراهم کردن فضای با ارزش ، ملوانان با ملوانانی که شیفت های متفاوتی داشتند به اشتراک می گذاشتند.
امروز ، دفتر دائم برای بیش از یک کارمند که در یک دفتر کار / صندلی / ایستگاه کاری شرکت می کند ، اعمال می شود.
اگر این یک ملاحظه واقعی از مدل کسب و کار شما باشد ، ممکن است ارزش دارد با یک مشاور یا مشاور مبلمان درباره برنامه ریزی هزینه صحبت کنید.
9 – اجازه کار برخی از کارمندان از خانه
برای بسیاری از افراد ، حضور در دفتر هر روز بخش مهمی از زندگی کاری به اندازه نقشی است که هنگام انجام شغل خود ایفا می کنند.
اگرچه ممکن است برخی به چالش کار در خانه روی آورند ، اما تحول فرهنگی را که کارگران دور افتاده تجربه می کنند دست کم نگیرند و برای اینکه تولیدی بمانند ، باید از آن استقبال کنند. در بعضی موارد ، تأثیر منفی بر بهره‌وری ممکن است از پس‌اندازهای کلی فراتر رود.
یکی از مواردی که کارگران خانه می گویند در ابتدا از آن می ترسند ، انزوا است. از دست دادن تماس با همکارانشان و عدم همگام شدن با هرگونه تغییر در شرکت آنها. به همین دلیل ، اگر در خانه کار می کنید ، باید در نظر بگیرید که یک سایت اینترنتی را با سایت های جامعه ایجاد کنید. همچنین رفتن به طول شایعات ارائه غیررسمی بسیار مفید است تا کارگران از راه دور بدانند که همه چه کاری انجام می دهند.
به نظر شما ، امنیت نیز ممکن است یک مشکل باشد. گذشته از متقاعد کردن افراد در مورد اهمیت محافظت از تجهیزات در مقابل سرقت ، ضروری است که زیرساخت های فناوری اطلاعات به اندازه کافی باریک باشد تا کاربران ناخواسته را از آن دور نگه دارد.
یک آیین نامه عملی یا منشور کارگر خانگی را در نظر بگیرید که برای مردم توضیح می دهد که چه چیزی از آنها انتظار می رود. هنگامی که افراد به عنوان یک تختخواب کار می کنند ، داشتن فن آوری برای تهیه نسخه پشتیبان از داده ها و نظم و انضباط برای اطمینان از انجام آن بسیار مهم است.
ویروس ها یکی دیگر از سردردهای خانه است. بسیاری از ویروس ها در هنگام مرور خانه گرفتار می شوند ، به خصوص که افراد احتمالاً از وسایل خود برای مصارف شخصی و همچنین برای اهداف تجاری استفاده می کنند. اطمینان حاصل کنید که IT و مدیر وب شما به روزترین نرم افزار آنتی ویروس و فایروال را دارند.
10 – برای اطمینان از کار بودن ، یک بررسی را به محل کار اختصاص دهید
راندمان مطلوب
شرکت های موفق می دانند که چگونه می توان سودآوری آنها را در هنگام کار با حداکثر کارآیی افزایش داد ، و این نقش مشاوران با تجربه در محل کار است که به شما در ساده سازی فرایندها ، تعریف پس انداز و کاهش ضایعات کمک می کند.
آنها نگرش های مدیریتی و کارکنان نسبت به برنامه ریزی ، عملیات ، مکان و گردش کار را ارزیابی می کنند ، الگوهای کار ، روابط بین بخش ، جریان کاغذ و دسترسی به خدمات و امکانات را مورد بررسی قرار می دهند ، سپس به رشد و یا کاهش انقباضات در پیش بینی های تجاری نگاه می کنند.
آنها زیرساخت های فناوری فعلی شما را مطالعه می کنند و تعیین می کنند کدام مشاغل می تواند برون سپاری شود. در پایان فرآیند ، آنها چهارچوب ها و اصول تولید می کنند تا در مکان های جدید انتخاب شده اعمال شوند.
آنها تعیین می کنند که آیا فضای داخل ساختمان شما از کارمندان در تلاش برای دستیابی به اهداف عملیاتی خود پشتیبانی می کند. آنها استفاده از فضا را بررسی می کنند و نتایج را در نمودارها با استفاده از برنامه ها و تصاویر CAD روشن می کنند ، که برای نظرات و بازخورد ها به شما ارائه می شوند.
رهبران بازار می توانند نتایج خود را با طراحی شغلی واجد شرایط و راه حلهای مناسب مرتبط سازند ، که این برنامه برنامه کار مورد نیاز برای ارتقاء سطح کارایی و بهره وری را فراهم می کند.
11 – استفاده کامل از تخصیص سرمایه موجود
در طول زندگی شرکت ، دارایی های سرمایه ثابت برای استفاده در مشاغل سرمایه گذاری می شود. در طی یک دوره زمانی زمانی که دارایی ها استفاده می شوند ، ارزش آنها به طور کلی کاهش می یابد و این کاهش ارزش در سودآوری منعکس می شود.
با این حال ، هزینه های سرمایه مشمول کسر مالیات مستقیم مانند هزینه های کل نیستند ، و در عوض از دارایی های سرمایه ای که از سودهای مشمول مالیات کسر می شود که منعکس کننده اختلال در طول مدت دارایی است ، معاف هستند.
در حالی که شما نمی توانید هزینه های اقلام با ماهیت سرمایه را مستقیماً از درآمد مشاغل کسر کنید ، می توانید از تخصیص سرمایه کسر کنید و ارزش اطمینان دارد که سود نهایی شما از حداکثر مزیت برخوردار باشد.
این کمک هزینه ها به هزینه اقلام سرمایه بستگی دارد و ممکن است شامل هزینه برخی از عناصر تهیه و نوسازی دفتر باشد. با وجود تمایز بین تعمیرات ، که می تواند در مقابل سود و هزینه های پردازش که به عنوان سرمایه در نظر گرفته می شود ، جبران شود ، مراقب باشید.
برای اطمینان از دستیابی به موقعیت مالیات مطلوب ، از کمک هزینه سرمایه یا متخصص امور مالیاتی استفاده کنید.
12- امکان فروش معامله و اجاره مجدد مجدد را در نظر بگیرید
اگرچه دارایی تجاری دومین یا سومین مورد در ترازنامه برای بسیاری از مالکان است ، اما اهمیت نسبی آن همیشه به رسمیت شناخته نشده است زیرا مالکیت اغلب به عنوان یک نتیجه ناعادلانه از تجارت و نه به عنوان دارایی استراتژیک تلقی می شود.
اگر شما مالک ملک هستید ، با تغییر ساختار اساس مالکیت خود از طریق قراردادهای فروش و اجاره نامه می توانید مبلغ زیادی از سرمایه در گردش را برای سرمایه گذاری مجدد در تجارت آزاد کنید ، خواه برای خرید باشد ، یا برای خرید کارخانه ها و ماشین آلات ، بازده هایی که اغلب از هزینه اجاره ساختمان بالاتر می روند.
13- قیمتهای تجاری را که می پردازید بررسی کنید
ارزش جمع آوری محل کار شما و مبلغی که در واقع می پردازید به اندازه کافی بزرگ است تا از بررسی های منظم اطمینان حاصل شود.
اگر هزینه زیادی بپردازید ، امکان تخفیف مورد استقبال قرار می گیرد و حتی اگر اینگونه نباشد ، با قرار دادن یک مارک دیگر در جعبه خانه داری خوب ، آرامش خاطر را به وجود می آورید.
توجه به نرخ کسب و کار در صورتی که مشغول به کار در بورس اوراق بهادار هستید یا قصد دارید در مورد اجاره با صاحب ملک مذاکره کنید ، بسیار مهم است.
شما باید با بخش طبقه بندی یک آژانس معاملات املاک و مستغلات مشورت کنید که ارزش تبدیل ملک شما را بررسی کرده و در صورت لزوم از طرف شما تخفیف به دست می آورد.
تیم عامل تضمین می کند که ادعای شما بهبود یافته است و در بسیاری موارد ، آنها مایل به همکاری با شما خواهند بود. آنها همچنین به شما توصیه می کنند که آیا نیمی از نرخ ها در فضای اداری استفاده نشده شما وجود دارد یا خیر.
14- جوانب جوانب جوانب جوانب جوانب جوانب جوانب جوان و جوانب جوان را در نظر بگیرید
یکی از فریادهای نبرد در تجارت امروز ، تعریف بهتر تنها کاری است که شغل شما انجام می دهد ، بهتر شدن در این امر و برون سپاری سایر موارد.
قطعاً حرفهای زیادی برای گفتن وجود دارد تا به هر شغلی در مشاغل خود نگاهی دقیق بیندازید و از خود بپرسید که آیا باید از عهده خارج کردن منابع مالی برآیید ، بخصوص با توجه به گروه شرکتهای تخصصی که در سالهای اخیر وارد بازار شده اند.
در بازارهای پررونق ، برون سپاری از جذب منابع با ارزش در فرآیندهای داخل وریدی و روتین اغلب خودداری می کند و در یک شرایط دشوار معاملاتی ، برون سپاری به شما این امکان را می دهد تا از خدمات خاصی بر اساس آنچه شما نیاز دارید استفاده کنید نه اینکه از هزینه های دائمی استفاده کنید.
در هر صورت ، صرفه جویی در هزینه قابل توجهی وجود دارد که می توان آن را انجام داد ، اما قبل از تصمیم به پرش روی سبد خرید ، به اعداد دقت کنید.
مناطقی که باید مورد توجه قرار گیرند عبارتند از: مدیریت تسهیلات ، تخفیف بدهی و فناوری اطلاعات.
15- کاهش تأثیر استرس در محیط کار بر بهره وری
سالانه بیش از 90 میلیون روز کاری از دست می رود – یک سوم کل مرخصی های بیمارستانی در انگلیس به دلیل استرس.
این غیبت نه تنها قیمت مستقیمی را برای شما به همراه خواهد داشت بلکه اثرات منفی استرس می تواند انگیزه و انگیزه کارکنان را کاهش دهد. همچنین یک دعوای جبران خسارت علیه شما که مستقیماً با فشار در ارتباط است وجود دارد.
یک راه حل این است که در مورد منابع استرس و راه هایی برای تسکین آن یاد بگیرید. در بسیاری از موارد ، علل واضح است و می توان از آنها جلوگیری کرد یا به راحتی درمان می شود.
حتی در شرایطی که کاملاً واضح نیست ، هرگونه تلاش شما می تواند رویکردی دلسوزانه داشته باشد و جنبه های مربوط به استرس را در محل کار یا عملیات خود برطرف کند ، در صورت به وجود آمدن دادخواهی به شما کمک می کند.
اکنون بسیاری از متخصصان در دسترس هستند تا تحقیقات و خرد خود را در مورد استرس و تأثیر آن در نتیجه نهایی به اشتراک بگذارند. بسیاری از آنها همچنین می توانند راه حل های مقرون به صرفه را پیشنهاد کنند که می تواند در درازمدت به سودآوری شما کمک کند.
16- استراحت را تمرین کنید
درک ماهیت بند استراحت در اجاره نامه به همان اندازه مهم است که اطمینان حاصل کنید که در استفاده صحیح از آن رویکرد صحیحی دارید.
حدود 50٪ شرکتهایی که به دنبال استراحت برای نارضایتی خود بودند ، دریافتند که آنها قبل از مهلت مقرر این کار را نکرده اند. اگر می خواهید استراحت کنید ، خیلی مهم است که اجاره نامه را هم اکنون بررسی کنید تا از درک تعهدات خود اطمینان حاصل کنید.
یک سرویس خانه داری خوب نشان می دهد که شما باید حداقل 12 تا 18 ماه قبل از تاریخ استراحت این کار را انجام دهید تا اعلامیه مربوطه به صاحب ملک اعلام شود. همچنین ممکن است مجبور شوید ساختمان های خود را خیلی زودتر از آنچه که در ابتدا تصور می کردید ، خالی کنید تا اطمینان حاصل کنید که زمان کافی برای اجرای هرگونه نتیجه گیری در فضای قدیمی خود ، و آماده سازی برای فضای جدید شما وجود دارد.
17 – اطمینان حاصل کنید که سیستم تهویه مطبوع شما هدر نمی دهد
اگر به طور منظم مطمئن نیستید که سیستم تهویه مطبوع شما به صورت کارآمد عمل کند و تنها در صورت نیاز ، شانس خوبی برای تحمل هزینه های غیر ضروری وجود دارد.
به طور مناسب برنامه ریزی شده برای پیشگیری از عملکرد سیستم شما با حداکثر کارآیی و همچنین کمک به عمر سیستم طولانی تر اطمینان حاصل خواهد کرد. سیستم ضعیف با ضعف می تواند هزینه های انرژی و همچنین قبض های تعمیر و نگهداری گران را در صورت خراب شدن سیستم یا عدم موفقیت سیستم افزایش دهد.
من المهم جدًا التحقق من كيفية إعداد النظام وبرمجته حيث أبلغت العديد من الشركات عن أن التسخين من مكيف الهواء يعمل على مدار 24 ساعة في اليوم ، 7 أيام في الأسبوع ، في حين أن مكتبهم يعمل لمدة 10 ساعات فقط في اليوم ، 5 أيام في الأسبوع.
تنسى العديد من الشركات أيضًا تعديل نظامها لفترات العطلات مثل عيد الميلاد وعيد الفصح ، ويمكن مرة أخرى إهدار المال.
سيكون من الحكمة أن يتم فحص النظام بالكامل من قبل شركة استشارية مختصة والتوقيع على عقد صيانة شامل تمامًا لتجنب المشاكل المستقبلية.
18 – التحقق من متلازمة البناء المرضي (SBS)
إذا بدأ موظفو مكتبك في الشكوى من الصداع والغثيان ، والشعور بالخمول والدوار ، أو الذين يعانون من ردود الفعل التحسسية لأول مرة ، فقد يواجه مكان عملك الوباء الصامت لمتلازمة بناء المرضى أو SBS لفترة قصيرة.
على الرغم من أنه قد يبدو أن ظروف العمل مفرطة التنظيم لدرجة أن المرض أو الإصابة الوحيدة التي من المحتمل أن تتعرض لها من العمل هي الخنق بسبب الروتين ، يقدر الخبراء أن 30 ٪ من المكاتب لديها شيء بيئي بها وأن ما يصل إلى واحد في ثلاثة غياب عمل تتعلق بالبناء.
في الواقع ، نظرًا لتأثيرها السلبي على الإنتاجية والربحية بشكل كبير ، فقد كانت SBS مؤخرًا محط اهتمام كبير من قبل مسؤول الصحة والسلامة (HSE). يقال أن هناك احتمال أكبر أن يعاني موظفو المكتب وكفاءتهم وإنتاجيتهم إذا كانت بيئة عملهم تتميز بما يلي:
تكييف هواء سيء الصيانة
تهوية غير كافية
درجات الحرارة المتقلبة
معايير منخفضة للنظافة
محطات عمل سيئة التصميم
الوهج العالي والإضاءة الوامضة
19 – تأكد من أن مزود الاتصالات الخاص بك يسحب وزنه
المنافسة في قطاع الاتصالات تعني أخبارًا رائعة إذا كنت تتطلع إلى تحسين نظام هاتفك وتقليل تكاليف مكالماتك. الخطوة الأولى في التحكم في تنين الاتصالات هي إجراء مراجعة لنظامك الحالي والطريقة التي تستخدمها به.
يجب أن يتضمن هذا دراسة عن العقود والفواتير وتكوين الشبكة الحالية ، ومن الناحية المثالية ، يجب أن يكون غير متحيز. إذا قمت بتكليف مقدم خدمة للقيام بالتدقيق ، فتوقع أن يكون مجانيًا أيضًا – على الرغم من أنه من المتوقع أن تأخذ نصائحهم وتنفذ الحلول المقترحة. في معظم الحالات ، سيعرض هذا أفضل الأسعار المتاحة من أفضل الشبكات والقوة الشرائية للتأكد من تقليل التكاليف. راجع سياسة تقييد المكالمات الخاصة بك على الأرقام المميزة والمكالمات الدولية والهواتف المحمولة حيث يمكن أن تسهل التكاليف مع نفسها بسهولة. ضع في اعتبارك تثبيت مسجل الهاتف على
مراقبة تلك المجالات من العمل التي تنفق أكثر.
20- فكر في كيفية تخفيض فواتير الخدمات العامة
تعد تكاليف المرافق أحد بنود الإنفاق الرئيسية لمعظم الشركات ، وحتى التعديل الصغير يمكن أن يحقق وفورات تشغيلية جديرة بالاهتمام تجد طريقها مباشرة إلى أرباحك النهائية.
العديد من التدابير واضحة ويمكن اتخاذها على الفور. وهي تشمل ضبط منظمات الحرارة ، وتركيب محصرات تدفق المياه ، وفحص مانعات التسرب والقنوات ، واستبدال مرشحات الهواء ، وإغلاق المناطق غير المستخدمة ، وإيقاف المعدات في نهاية يوم العمل ، وتشجيع الموظفين بشكل عام على أن يكونوا واعين بالطاقة. للتأكد من تغطية كل تدبير ، قد يكون من الحكمة التكليف بإجراء مراجعة كاملة لنظام إدارة المباني. سيكون لدى مكتب التجهيز والتجديد في مكتبك فرق متاحة للقيام بذلك.
21 – حاول التحكم في تكاليف تكنولوجيا المعلومات الجامحة
يمكن أن تصبح تكاليف أجهزة تكنولوجيا المعلومات والبنية التحتية بسهولة ثقبًا أسود.
العديد من أصحاب الأعمال غير مرتاحين لارتفاع تكاليف تكنولوجيا المعلومات ، لكنهم إما مترددين في التدخل في البنى التحتية الحالية خوفًا من إزعاج خدمات الشبكة الحيوية ، أو مذنبين لكونهم ليبراليين للغاية مع ميزانيات الإنفاق الرأسمالي.
فكرة “إذا لم يتم كسرها ، لا تصلحها” غالبًا ما توجه قرار البقاء مع الوضع الراهن لتكنولوجيا المعلومات ، بغض النظر عن التكلفة. ولكن في الحقيقة ، عندما يتعلق الأمر بتكنولوجيا المعلومات ، لا يجب كسرها لتحتاج إلى الإصلاح. تظهر تقنيات جديدة ، وتأتي أجهزة جديدة ، وطرق جديدة لتحسين الإنتاجية ، والقضاء على وقت التعطل ، وتبسيط عمليات النسخ الاحتياطي ، والضغط أكثر من الأقل لتصبح متاحة كل عام.
تحقق من استخدام المعدات اللاسلكية المحمولة التي تسمح بالبريد الإلكتروني وإدارة اليوميات والوصول إلى الإنترنت واستخدام الهاتف المحمول في جهاز واحد محمول باليد.
إن تكلفة “ الهاتف الذكي ” وغيرها من هذه الوحدات ليست سوى جزء بسيط من تكلفة الكمبيوتر المحمول أو الكمبيوتر المكتبي وتسمح للمستخدم بالوصول إلى مذكراته والبريد الإلكتروني في أي مكان في العالم باستخدام خدمة GPRS.
22 – تحسين مكان العمل
تقلل بيئة العمل غير المريحة غير المخطط لها وغير الفعالة دائمًا من إنتاجية الموظفين ومعنوياتهم وغيابهم وتؤدي إلى نقص في الإبداع وزيادة الميل إلى ارتكاب الأخطاء وضعف الاتصال الداخلي.
تم تكليف الدكتور جيسون ديفيروكس ، رائد الهندسة في أوروبا ، بإجراء تحقيق في الطريقة التي يؤثر بها تصميم المكاتب والتجهيزات على إنتاجية مكان العمل ومعنويات الموظفين. باستخدام فريقه في المعهد الأوروبي للصحة والعلوم الطبية بجامعة Surrey ، أنتج دراسة علمية حول تأثير التجهيز المكتبي على الإنتاجية.
بعد التحسين في مكان العمل ، أبلغت الشركات التي شملتها الدراسة ما يلي:
• تحسنت معنويات الموظفين في 80٪ من الشركات
• قالت 61٪ من الشركات أن الكفاءة زادت
• أصبح مزاج الموظفين أكثر إيجابية في 70٪ من الشركات
• التحسين جعل الموظفين أكثر تنظيما وأكثر انسجاما مع بعضهم البعض في 87٪ من الشركات.
في دراسة مماثلة في الولايات المتحدة ، أفاد بنك بوسطن أن 25 ٪ أقل من الموظفين أنتجوا نفس القدر من العمل في مساحة أقل بنسبة 30 ٪ بعد تحسين بيئة العمل.
بشكل كبير دفع المشروع بأكمله عن نفسه في أقل من 24 شهرًا.
23 – تحويل الاجتماعات إلى أموال
الساعة 9 صباحًا. لديك تقرير هام مستحق بحلول نهاية اليوم ، على الأقل عشرات الرسائل الهاتفية لإرجاعها ، وستة عملاء للاتصال ، وصندوق البريد الإلكتروني الخاص بك يصرخ بالفعل من أجل الاهتمام.
ما لم تتوقعه في هذا اليوم المزدحم في المكتب كان اجتماعًا مرتجلًا وغير مخطط له. بحلول الساعة 10 صباحًا ، أنت تتحقق من ساعتك ، وبحلول الظهيرة ، تخليت عن أي أمل في إكمال هذا التقرير أو الوصول إلى عملائك لأن هذا الاجتماع خرج عن السيطرة.
استرخ ، أنت ضحية “لقاء الهوس” ؛ مشكلة تؤدي إلى خنق الإنتاجية وتحويل يوم العمل إلى إضاعة الوقت وإهدار الطاقة والأهم من ذلك خسارة الأرباح.
في الواقع ، من المثير للدهشة أن تعلم أنه من متوسط اليوم ، يتم تخصيص 37 ٪ من وقت المدير المتوسط بالكامل بالكامل للاجتماعات. من بين كبار التنفيذيين ، يرتفع هذا الرقم إلى نسبة مذهلة تبلغ 75٪.
بالطبع ، ليست كل الاجتماعات مضيعة للوقت. يولد البعض بالفعل أفكارًا رائعة ويحلون المشاكل ويخلقون الحلول. تكمن المشكلة في أن معظمها طويل للغاية ويستغرق وقتًا باهظًا للتغلب على العوائق التي تمنع فعالية الاجتماع.
ابدأ اليوم لإنهاء إضاعة الوقت والمال من خلال تقديم ثقافة تبسط عملية الاجتماع – وشاهد مدى السرعة التي تتراكم فيها الفوائد الضخمة للشركة وموظفيك.
تبالغ معظم شركات المملكة المتحدة في تقدير مساحة الاجتماعات المطلوبة عندما لا يتم استخدام 40٪ من غرف الاجتماعات التي تم حجزها مسبقًا في الواقع.