سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی
هدف این مقاله شناسایی سایر شرکتهایی است که با مشکلات نیروی انسانی مشابه در ارتباط با فناوری اطلاعات روبرو شده اند. با اندازه گیری شرکت های مختلف ، می توانیم یاد بگیریم که چگونه سایر شرکت ها با برخی از منابع انسانی مرتبط با فناوری اطلاعات ، سیستم های اطلاعاتی ، فناوری جدید و امنیت داده ها برخورد کرده اند. تجزیه و تحلیل جامع با استفاده از جستجوی IBM اروپا ، Ameriprise Financial ، خطوط لوله Terasen و Shaw & # 146 انجام شد. سوپر مارکت ها ، CS Stars LLC ، IBM و WORKSource Inc. و Toshiba America Medical Systems، Inc. شرکت هایی که در خواندن با مشکلی مشابه مشکل مواجه هستند.
تکنولوژی جدید
با تغییر دنیای در حال تغییر و وجود فناوری جدید در حال انجام ، مدیران باید از این فناوری آگاهی داشته باشند که باعث افزایش کارآیی در شرکت هایشان می شود. سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی (HRIS) از زمان اولین بار در دهه 1950 به جنرال برقی معرفی شده اند. HRIS از یک فرایند اساسی تبدیل سیستمهای بایگانی اطلاعات دستی به سیستمهای رایانه ای به سیستمهای HRIS که امروزه استفاده می شود ، منتقل شده است. متخصصان منابع انسانی شروع به دیدن احتمال برنامه های جدید رایانه ای می کنند. ایده این بود که بسیاری از کارکردهای HR مختلف را ادغام کنید. نتیجه ، نسل سوم سیستم اطلاعاتی منابع انسانی کامپیوتری (HRIS) ، یک سیستم اطلاعاتی غنی ، دارای مقیاس بزرگ و مستقل HRIS بود. نسل سوم سیستم هایی به مراتب فراتر از انبارهای داده را در اختیار گرفت و ابزاری را ایجاد کرد که متخصصان منابع انسانی می توانند کارهای بیشتری با آنها انجام دهند (Byars، 2004).
بسیاری از شرکت ها به منظور همگام سازی با فن آوری جدید و افزایش تعداد کارکنان ، نیاز به تغییر در نحوه عملکرد منابع انسانی را تغییر داده اند. خطوط لوله Terasen از ونکوور به کلگری حرکت کردند تا به روغن نزدیک شوند و به رشد چشمگیر کارمندان دست یافتند. در گذشته ضبط بر روی کاغذ و با صفحات گسترده نگه داشته می شد. Mangers Terasen فهمید که نیاز به تغییر به یک سیستم محاسباتی تر است و نگاهی به عرضه کنندگان مختلف HRIS می اندازد. با انتقال به HRIS ، Terasen می تواند سوابق دقیق تری را حفظ کند و همچنین برای رشد آینده آماده تر باشد. شرکتی دیگر که مزایای همگام شدن با فناوری جدید را دیده است شرکت WORKSource است. برای مقابله با چالش برخورد با 100 کارمند جدید ، شرکت WORKSource در نرم افزار فناوری مبتنی بر وب GHG Corp مانند پرداخت الکترونیکی الکترونیکی ، برنامه الکترونیکی برنامه ، زمان خارج از سفارش و HRIS (& # 147؛ نکات و & # 148؛ 2006). WORKSource با تطبیق این برنامه های جدید ، توانسته ضایعات و هزینه را کاهش دهد.
اینترنت روشی متداول در استخدام متقاضیان ، تکنیک های تحقیق و انجام سایر عملکردهای کلیدی تجارت است. ارائه خدمات منابع انسانی آنلاین (eHR) از کارآیی بیشتر جمع آوری ، ذخیره سازی ، توزیع و تبادل داده پشتیبانی می کند (فرایزن ، 2003). Intranet نوعی شبکه است که شرکت ها برای به اشتراک گذاری اطلاعات با افراد درون سازمان از آن استفاده می کنند. شبکه داخلی که افراد و افراد را با اطلاعات و دانش در درون یک سازمان متصل می کند؛ این به عنوان یک مرکز اطلاعات عمل می کند & # 148؛ برای کل سازمان بیشتر سازمان ها در درجه اول شبکه های داخلی را برای کارمندان ایجاد می کنند ، اما می توانند به شرکای تجاری و حتی مشتریانی که دارای مجوز امنیتی مناسب هستند ، گسترش دهند (Byars & Rue، 2004).
برنامه های HRIS
کارآیی HRIS ، سیستم ها قادر به تولید نتایجی هستند که کارایی و سریع تر از آنچه می توانند روی کاغذ انجام دهند. برخی از برنامه های کاربردی HRIS عبارتند از: برنامه های کتبی ، هزینه های جستجوی متقاضیان ، مدیریت ریسک ، مدیریت آموزش ، تجربیات آموزش ، برنامه ریزی مالی ، تجزیه و تحلیل فروش ، برنامه ریزی جانشینی ، مدیریت سود انعطاف پذیر ، رعایت مقررات دولت ، گزارش های حضور و غیاب و تحلیل و برنامه ریزی منابع انسانی گزارش حوادث ، پیشگیری و برنامه ریزی استراتژیک. با وجود برنامه های کاربردی مختلف در HRIS ، درک این مسئله که برنامه ها از شرکت ها بدون نگاه کردن به شرکت هایی که قبلاً از این برنامه ها بهره مند شده اند ، دشوار است.
یکی از این موارد IBM است. IBM برای همه کارمندان خود یک برنامه ثبت آنلاین بدون کاغذ دارد. ثبت نام آنلاین نه تنها شرکت 1.2 میلیون در سال را در هزینه های چاپ و هزینه نامه صرفه جویی می کند ، بلکه کارکنان از کار با برنامه آنلاین لذت می بردند. دونلی گفت: “از آنجا که ما ثبت نام را به صورت آنلاین شروع کردیم ، یاد گرفتیم که کارکنان می خواهند به وب دسترسی داشته باشند.” [Senior Communications Specialist] او می گوید ، بنابراین آنها می توانند وارد خانه شوند و از طریق شرکت اینترانت شرکت نکنند. بنابراین شرکت در تلاش است تا یک سیستم ثبت نام مبتنی بر وب را توسعه دهد که کارمندان و بازنشستگان بتوانند به هر مکانی دسترسی داشته باشند (Huering، 2003). با استفاده از مزایای انعطاف پذیر HRIS از مزایا ، IBM توانست هزینه ها را کاهش داده و به کارمندان این آزادی را بدهد که در زمان و سرعت خود مزایای خود را کشف کنند.
شرکتی دیگر که از برنامه های HRIS بهره برده است ، # سوپر مارکت شاو است. به منظور اینکه شاو بتواند نیروی کار خود را بهتر مدیریت کند ، این شرکت تصمیم گرفت که زمان آن رسیده که عملیات HR را متمرکز کنیم. شاو پس از در نظر گرفتن گزینه های مختلف ، تصمیم به پیاده سازی سیستم خود سرویس دهی کارمندان (ESS) گرفت. استفاده از برنامه های کاربردی سلف سرویس ، وضعیت HR مثبت ایجاد می کند. ESS به منابع انسانی فرصت بیشتری می دهد تا روی موضوعات استراتژیک ، مانند مدیریت نیروی کار ، برنامه ریزی جانشینی و مدیریت جبران خسارت ، ضمن بهبود خدمات در همان زمان برای کارمندان و مدیران و اطمینان از صحت اطلاعات آنها ، تمرکز کنند. با این راه حل ، کارمندان می توانند به صورت آنلاین به فرم ها ، مطالب آموزشی ، اطلاعات سود و سایر اطلاعات در مورد حقوق و دستمزد دسترسی پیدا کنند (کوون ، 2002). با دسترسی کارمندان به اطلاعات شخصی خود و امکان به روزرسانی یا تغییر اطلاعات خود در صورت لزوم ، به نیروی انسانی زمان بیشتری برای تمرکز بر سایر موضوعات داده شده است. دانستن کاربردهای مختلفی که HRIS ارائه می دهد به شرکت ها فرصتی می دهد تا بازده کارکنان را افزایش داده و هزینه ها را کاهش دهند.
سنجش اثربخشی HRIS
ارزیابی باید مشخص کند که آیا سیستم HRIS انتظارات خود را برآورده کرده است یا خیر ، یا اینکه از سیستم HRIS به نفع کامل خود استفاده می شود (Byars & Rue، 2004). یكی از مهمترین چالش های پیش روی مقامات دولتی ، سنجش عملکرد سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) برای توجیه سهم ارزش افزوده HRIS در مأموریت سازمان (Hagood & Friedman، 2002). به نظر می رسد اجرای برنامه HRIS یک پیچ و خم ضروری برای شرکت است ، اما مگر اینکه ابزاری مؤثر برای فرآیندهای HR باشد ، به افزایش کارآیی کمک نمی کند و ممکن است به جای آن مانع آن شود.
یکی از شرکتهایی که HRIS را پیاده سازی کرده است شرکت توشیبا آمریكا پزشکی است. (TAMS) TAMS تمام اطلاعات مربوط به مزایای کارمندان را بصورت آنلاین ارسال کرده و وقتی TAMS ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی خود را تغییر داد ، گزینه ثبت نام آزاد را ایجاد کرد. تقریبا بلافاصله پس از راه اندازی پورتال UltiPro [new HRIS technology] برای کارمندان ، TAMS با افزایش 70 درصدی بازده رجیستری باز ، پیشرفتهایی را آغاز کرد (Wojcik، 2004). TAMS با تعیین کارآیی برنامه جدید توانست مزایای سیستم جدید HRIS را درک کند.
امنیت HRIS
حریم شخصی اطلاعات کارمندان در سالهای اخیر به یک مشکل اساسی تبدیل شده است. با تبدیل شدن سرقت هویت به یک مسئله مشترک ، کارکنان نسبت به افرادی که اطلاعات شخصی خود را می بینند ، و امنیتی که حفظ می شود ، حساس تر می شوند. با اطمینان از اینکه اطلاعات مربوط به کارمندان در سیستم HRIS مربوط به شرکت می باشد و اطمینان از دسترسی محدود (محافظت از رمز عبور) به این اطلاعات ، شرکت ها می توانند با تمامیت اطلاعات خود ، کارمندان خود را ایمن تر کنند. چه پرونده های الکترونیکی و چه کاغذی ، پرونده های کارمندان ارزش ارزیابی دقیق آن را دارند. ایجاد امنیت و امتیازات کاربر نهایی خواستار تعادل بین سیاست ورود به سیستم ، سیاست منابع انسانی ، دانش سیستم و عملیات روزانه است (O & # 146؛ Connell، 1994).
یکی از شرکت هایی که با مشکل امنیتی بزرگی روبرو شده است CS Stars، LLC. CS Stars یک مسیر رایانه ای را که شامل اطلاعات شخصی شامل نام ، آدرس و شماره های تأمین اجتماعی برای مزایای جبران خسارت کارگران بود ، از دست داد. بزرگترین مشکل عدم موفقیت CS Stars در اطلاع رسانی به مصرف کنندگان آسیب دیده و کارمندان رایانه از دست رفته بود. اگرچه رایانه بازیابی شد و ظاهراً هیچ اطلاعاتی ظاهر نشد ، بسیاری از کارمندان احساس امنیت خود را با شرکت از دست دادند. قانون نقض اطلاعات و اخطارهای مربوط به نیویورک ، که در دسامبر 2005 به اجرا درآمد ، به شرکتهایی که اطلاعات رایانه ای را شامل می شوند شامل اطلاعات خصوصی است ، ملزم به اطلاع صاحب اطلاعات در مورد هرگونه نقض امنیت سیستم بلافاصله پس از کشف ، در صورت داشتن اطلاعات خصوصی ، یا معقول می داند که قبلاً بدست آمده است. شخصی بدون مجوز معتبر (Cadrain ، 2007).
شرکت دیگری که در امنیت به خطر افتاده است ، آمریپریس مالی است. در اواخر سال 2005 ، رایانه ای حاوی اطلاعات شخصی در مورد مشتریان و کارمندان به سرقت رفت. از آنجا که بسیاری از کارمندان Ameriprise رایانه های خود را بین کار و خانه می گیرند ، این شرکت تصمیم گرفته است که نیاز به امنیت بیشتر در این رایانه ها وجود دارد. Ameriprise اطمینان حاصل کرد که مجموعه امنیتی جدید برای همه کارمندان را در رایانه های خود نصب کنید. با پاسخ سریع به نیاز به امنیت بیشتر ، Ameriprise اطمینان حاصل کرد که تمام اطلاعات را ایمن نگه می دارد. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات کارمندان تا حد امکان ایمن باشد و اطمینان بیشتری به شرکت و کارمندان HR که با این اطلاعات کار می کنند ، خواهد بود.
نتیجه
IBM ، Terasen Pipeline ، CS Stars LCC و Toshiba America Medical Systems، Inc. نمونه های خوبی از شرکت هایی که با فناوری اطلاعات HR و سیستم های اطلاعات منابع انسانی با مشکلات مشابه روبرو هستند. همه این شرکت ها از اهمیت فناوری جدید ، سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی و امنیت داده ها می دانند. باقیمانده این مقاله خلاصه ای از شرکتهای بیشتری است که در منابع انسانی با مشکلات روبرو هستند ، نحوه پاسخگویی شرکت به این مشکلات و نتایج پاسخ شرکت.
اندازه گیری عملکرد شرکت
IBM اروپا
وضعیت:
IBM یک سازمان جهانی است که تحقیق ، نرم افزار و سخت افزار ، مشاوره IT ، مشاوره کسب و کار و مدیریت و اپیزود و بودجه را ارائه می دهد. این کشور تقریباً 340،000 نفر را استخدام می کند ، در 75 کشور 165 زبان صحبت می کند و در 174 کشور به مشتریان خدمات می دهد. در ژانویه 2007 ، IBM رسانه های جدید جداگانه ایجاد کرد و & # 148؛ او در بخش ارتباطات شرکت کار می کند. هدف اصلی IBM آموزش ، پشتیبانی و تبلیغ برنامه هایی است که از رسانه های اجتماعی استفاده می کنند. IBM Europe تصمیم به گسترش ارتباطات با دستورالعمل های وبلاگ نویسی گرفت. تحقق این بود که وبلاگ ها قبلاً بین IBMers و به روشی کاملاً نامنظم در حال رخ دادن بودند. به همین ترتیب ، نهادینه کردن شغل برای برخورد ویژه با رسانه های جدید یک اقدام نهادی یا بنیادی از ابتدا نیست. این در پاسخ به موضوعاتی است که در حال حاضر در شرکت پدید آمده است. اکنون که این فناوری ها برای استفاده مردم در اینجا قرار دارند ، رشد می کنند و برای ماندن در اینجا هستند – ما فقط ساختارهایی را در اطراف آنها قرار خواهیم داد تا بتوانیم سعی در بهبود استفاده از آنها کنیم. & # 148؛ کاربران تصمیم می گیرند از چه فناوری هایی می خواهند استفاده کنند و چگونه می خواهند از آنها استفاده کنند. این ایده اصلی این است که IBM می فهمد که باید به خاطر داشته باشید که به این واقعیت که رسانه های اجتماعی اجتماعی هستند احترام بگذارید. IBM نیاز داشت تا 340،000 کارمند خود را در سطح جهان به طور مؤثرتر متصل کند.
جواب:
قصد IBM در اطراف رسانه های اجتماعی اکنون رسماً رسمی شده است. از 22 ژانویه 2007 ، این شرکت رسانه های جدید و جداگانه ای ایجاد کرده است & # 148؛ او در بخش ارتباطات شرکت کار می کند. & # 147؛ صلاحیت وی: به عنوان مشاور در داخل و خارج از IBM در مورد موضوعات مربوط به بلاگ ها ، ویکی ، RSS و سایر برنامه های رسانه های اجتماعی فعالیت کنید. ایده اصلی آموزش ، پشتیبانی و تبلیغ برنامه هایی است که از این ابزارها استفاده می کنند. IBM سابقه حضور در خط مقدم ارتباطات سازمانی مبتنی بر فناوری را دارد. از طوفان مغزی چندرسانه ای & # 147؛ WorldJam & # 148؛ این امر در سال 2001 عنوان کرد زیرا 50،000 کارمند در سراسر جهان به یک جلسه طوفان مغزی آنلاین درمورد جهت شرکت پیوستند. IMB همواره خود را برای استفاده از فناوریهای دستیابی به موفقیت برای ایجاد گفتگوی دو طرفه با کارمندان خود آماده کرده است. نیاز به رسانه های اجتماعی ضروری بود و دیگر نمی توان منتظر ماند.
نتیجه:
در چند سال گذشته ، IBM به عنوان پیشگام استفاده از رسانه های اجتماعی شناخته شده است: IBM یکی از اولین شرکت های Fortune 500 بود که موفق به موفقیت ویکی های مشترک شد ، از سال 2003 دستورالعمل های وبلاگ نویسی داخلی را منتشر کرد ، و اکنون به سرعت در حال حرکت است که بعد از آن RSS و پادکست ها در پخش ویدیو و & # 148؛ دنیای مجازی & # 148؛ فناوری هایی مانند Second Life. تأسیسات تحقیقاتی روی اینترنت به کلیه مناطق سایت ، از جمله جنبه های رسانه ای جدید گسترش می یابد. هنگامی که یک کارمند وارد پورتال خود می شود ، یک جستجوی کلمه کلیدی را انجام می دهد ، و نتایج حاصل از بازیابی آنها نه تنها از صفحات درون شبکه اصلی به دست می آید ، بلکه شامل نتایج مربوط به انجمن های IBM ، ویکی ها ، وبلاگ ها و برچسب های پادکست / ویدئویی نیز می شود. IMB می فهمد که کارمندان دیگر در طول زندگی خود در یک شرکت اقامت ندارند. دیگه اینجوری نیست به عنوان مثال ، در بلژیک ، بیش از 50 درصد از 2300 کارمند در سن کمتر از پنج سال وجود داشتند. این شرکت به این نتیجه رسید که با وجود نیروی کار جوان و متحرک به طور فزاینده ای ، این احتمال وجود دارد که تعداد کارمندان پر از نسل جوان ، که ابزار آنها بخشی جدایی ناپذیر از زندگی است ، بسیار دور باشد. در سال های آتی ، IBM باید با پایگاه کارمندانی که وبلاگ نویسی روش طبیعی برقراری تعامل در یک پلت فرم وب است ، مقابله کند. IBM برای اکثر ابزارهای مورد نظر خود سیستم عاملهای اصلی ایجاد کرده است که شامل ویکی هستند. برای Philip Burmans ، رسانه های جدید اروپا را برای IBM سوق می دهد و برنامه های تجاری بالقوه ویکی دو مزیت اصلی را شامل می شود: همکاری و اشتراک دانش. IBM در هر 5 جبهه در 5،000 صفحه ویکی که اکنون در سازمان کار می کنند موفقیت های چشمگیری داشته است. این شرکت در طی 18 ماه گذشته انگیزه زیادی برای علاقه مندی به واج ها داشته است و نوشتن می تواند به عنوان یک مهارت فنی به نظر برسد ، در حالی که مردم احساس می کنند آزادتر از آنچه می توانند بنویسند صحبت می کنند. یکی از محبوب ترین نرم افزار پادکست IBM ، با بیش از 20،000 بارگیری در هر هفته.
Ameriprise مالی
وضعیت:
بررسی وزارت دادگستری تخمین می زند 3.6 میلیون خانواده آمریکایی قربانی سرقت هویت در سال 2004 شدند. قاچاق در تاریخ شخصی از مرزهای ایالات متحده عبور می کند: نیویورک تایمز گزارش داد که اطلاعات مالی سرقت شده اغلب بین شرکت کنندگان در تابلوهای تجارت آنلاین توزیع می شود و خریداران غالباً یافت می شوند. در روسیه ، اوکراین و خاورمیانه. یکی از دلایل نگرانی مشتریان از امنیت داده ها ، تبلیغات گسترده ناشی از تخلفات در شرکت خدمات مالی است. در اواخر دسامبر سال 2205 ، لپ تاپ یک کارمند Ameriprise Financial که حاوی داده های رمزگذاری نشده در مورد تقریبا 230،000 مشتری و مشاور یک ماشین بود ، به سرقت رفت. شرکت خدمات مالی دیگر ، از جمله Citigroup و Bank of America ، همچنین خسارت داده های مشتری را در سال 2005 به رسمیت می شناسد. رئیس NCS ، ریتا دیو ، یک شرکت مشاوره انطباق در Delray Beach ، فلوریدا ، می گوید: کمیسیون بورس و اوراق بهادار به مشاوران نیاز دارد. سرمایه گذاران سیاست ها و رویه هایی دارند که به ضمانت های اداری ، فنی و مادی مربوط به سوابق و اطلاعات مشتری می پردازند.
جواب:
Ameriprise Financial ناگزیر بود در برابر مقاومت مقاومت کند و مجبور شد لایه‌های محافظتی را پیاده کند. برای کارمندانی که رایانه اصلی کار را منتقل می کنند و کارکنان مهم هستند که کامپیوتر را به طور مرتب بین محل های خانه ، محل کار و محل ملاقات انتقال دهند. نیاز فوری به این تنظیم ضعیف و نیاز به یک برنامه ایمنی وجود دارد.
نتیجه:
کارکنانی که تاپ های آزمایشگاهی را منتقل می کنند ، باید Steganos Security Suite را روی رایانه های خود نصب کنند. این برنامه به کارکنان این امکان را می دهد که یک درایو رمزگذاری شده مجازی را روی رایانه لپ تاپ ایجاد کنند که به عنوان امنیتی برای ذخیره سازی داده ها عمل می کند. کارمندان تمام داده های مربوط به مشتری و بانک اطلاعاتی نرم افزار تهیه مالیات را بر روی درایو رمزگذاری شده ، که کارمندان با یک ظرفیت ذخیره سازی در آن قرار داده اند ، ذخیره می کنند. بهترین کار این است که وقتی کارمند رایانه را خاموش می کند ، اطلاعات ذخیره می شوند & # 147؛ Safe & # 148 ؛، نرم افزار به طور خودکار داده های درایو مجازی را رمزگذاری می کند. این برنامه همچنین پرونده های پشتیبان رمزگذاری شده را ایجاد می کند ، که کارمندان روی سی دی ها در گاوصندوق ضد آتش ذخیره می کنند. این باید داده های شما را در صورت به سرقت رفتن هر لپ تاپ لپ تاپ یا درایو از لپ تاپ امن نگه دارد. سایر مشاوران مالی به رمزگذاری داخل و خارج از دفتر اعتماد دارند. نرم افزار دیگری که برای محافظت از اطلاعات مشتری مورد استفاده قرار می گیرد ، سیستم RAID سطح 1 برای ذخیره داده ها در درایوهای رمزگذاری شده WinMagic & SecureDocs است. رمزگذاری تضمین می کند که هر کسی که رایانه شما را سرقت می کند ، حتی با اتصال آن به رایانه دیگری به عنوان درایو برده ، قادر به خواندن کامل اطلاعات نخواهد بود. این آرامش خاطر بسیاری از مشاوران مالی را به همراه داشته است.
خطوط لوله Terasen
وضعیت:
لوله های Terasen یک شرکت تابعه شرکت Terasen است. در ونکوور کانادا واقع شده است و در بسیاری از استان ها و ایالت های آمریکا واقع شده است. در سال 2001 ، این شرکت دفتر مرکزی خود را به کالگری تغییر داد تا به نفت نزدیک شود. با این حرکت بزرگ ، این شرکت رشد سریع را پشت سر گذاشت. با وجود این شرکت در نقاط مختلف و تعداد فزاینده ای از کارمندان ، بخش منابع انسانی نیاز به ایجاد یک سیستم جدید برای نگهداری دقیق تر سوابق دارد.
جواب:
در گذشته Terasen رکوردها را روی کاغذ و با صفحات گسترده نگه می داشت و با بزرگ شدن شرکت ، این سیستم مانند گذشته کار نمی کرد. به منظور جبران رشد آینده ، Terasen شروع به جستجوی شرکت های HRIS برای کمک به عملیات HR کرد. وی پس از تحقیق در شرکت های مختلف ، مدل ارائه دهنده خدمات کاربردی هیویت را با eCyborg مناسب یافت.
نتیجه:
با وجود مشکل در تطبیق با روش جدید ثبت سوابق ، Terasen موفق به یافتن سیستمی شد که به حمایت از رشد فعلی و آینده شرکت کمک کند. خوشبختانه ، برخی از پرسنل HR تجربه همکاری با HRIS را داشتند و با کمک سیستم توانستند به همکارانشان در تجسم عملیات جدید کمک کنند. یکی از مباحثی که غالباً در طول این فرآیند بیان می شود این است: “شما نمی دانید کار ما چقدر دشوار است ، وقتی می توانیم با سیستمی که می تواند خیلی از این کارها را برای ما انجام دهد ، کار را آسان تر کنیم. شما همیشه لازم نیست برای بدست آوردن اطلاعات ، در قفل پرونده پرونده کارمند کار کنید.” ضروری … همه می تواند در نوک انگشتان شما باشد. “(فو ، 2005) برای کمک به Terasen برای کاهش بار نیروی انسانی از اجرای یک سیستم HR جدید ، Terasen متقاعد شد که برای کمک به پیاده سازی و حفظ سیستم HRIS ، یک فروشنده پیدا کند. این سیستم به Terasen کمک کرد تا برای رشد فعلی و آینده بهتر آماده شود.
نمایش سوپر مارکت
وضعیت:
فروشگاه های شاو & # 146؛ s دومین زنجیره بزرگ سوپر مارکت ها در نیو انگلستان است. با داشتن نیروی کار 30،000 مستقر در 180 فروشگاه در شش ایالت ، کارمندان HR در HR مسئولیت مدیریت داده های شخصی کارمندان را بر عهده دارند. ترکیب کارمندان نزدیک به 70 درصد کارمندان پاره وقت را شامل می شود و متشکل از دانشجویان ، سالمندان ، کار نیمه وقت ، پاره وقت و کار نیمه وقت است. یک سوم نیروی کار را همکاران اتحادیه تشکیل می دهند و کارمندان شاو نظارت بر مشارکت این شرکت با سه اتحادیه و شش قرارداد جداگانه دارند (Coven، 2002). به منظور کمک به مدیریت نیروی کار ، پرسنل منابع انسانی به مرکزیت فرآیندهای منابع انسانی علاقه مند شدند.
جواب:
به منظور متمرکز کردن عملیات منابع انسانی ، شاو تصمیم گرفت راه حل ESS (خدمات خود کارکنان) را پیاده کند. استفاده از برنامه های کاربردی سلف سرویس ، وضعیت HR مثبت ایجاد می کند. يمنح ESS الموارد البشرية مزيدًا من الوقت للتركيز على القضايا الاستراتيجية ، مثل إدارة القوى العاملة ، وتخطيط التعاقب ، وإدارة التعويضات ، مع تحسين الخدمة في نفس الوقت للموظفين والمديرين ، وضمان دقة بياناتهم. باستخدام هذا الحل ، يمكن للموظفين الوصول عبر الإنترنت إلى النماذج والمواد التدريبية ومعلومات المزايا والمعلومات الأخرى المتعلقة بكشوف المرتبات.
النتيجة:
تلقى Shaw & # 146 ؛ ردود فعل إيجابية منذ تطبيق حل ESS. يقول بيني ، نائب رئيس التعويضات والمزايا: “كان رد فعل موظفينا إيجابياً للغاية”. “حتى أننا حصلنا على زيادة كبيرة في تكاليف التغطية الطبية الخاصة بنا ، ولم تكن مشكلة تقريبًا لأن التسجيل عبر الإنترنت يبرز خيارات الخطة ، وتكلفة الموظف ، وإعانة الشركة. تطبيق الخدمة الذاتية للموظفين يجعل من السهل جدًا لهم لفهم مساهماتهم وخيارات التغطية. لقد تلقيت العديد من رسائل البريد الإلكتروني من الموظفين تقول أن هذا كان تغييرًا كبيرًا ومدى سهولة ESS ، وهو ما لا يحدث غالبًا عندما يختار الموظفون خيارات مزاياهم “. (كوفن ، 2002). من خلال منح الموظفين المزيد من الوصول إلى معلوماتهم ، يمكنهم رؤية خيارات المزايا المتاحة لهم. يمكن للموظفين أيضًا تحديث معلوماتهم عبر الإنترنت ، مما يساعد على تقليل الأعمال الورقية في الماضي. شهد Shaw & # 146 أيضًا تحسنًا في الإنتاجية لأن الموظفين يقومون بتحديث المعلومات في المنزل ، وليس خلال ساعات العمل.
CS نجوم ، ذ م م
الوضع:
أعلن أندرو كومو ، المدعي العام في نيويورك ، أن ولاية نيويورك قد توصلت إلى أول تسوية لها مع شركة مكلفة بعدم إخطار المستهلكين وغيرهم بأن بياناتهم الشخصية قد فقدت. اتهم مكتب كومو ، الذي يفرض قانون إخطار أمن المعلومات وإخطار أمن الدولة لعام 2005 ، شركة CS STARS LLC ، وهي شركة لإدارة المطالبات ومقرها شيكاغو ، بالفشل في تقديم إشعار بأنها فقدت مسار جهاز كمبيوتر يحتوي على بيانات عن 540،000 من سكان نيويورك & # 146 ؛ العمال & # 146 ؛ مطالبات شركات.
الإجابة:
كان مالك البيانات المفقودة ، التي كانت في حوزة CS STARS ، هو لجنة نيويورك لحفظ الأموال الخاصة ، وهي منظمة تساعد في توفير العمال & # 146 ؛ فوائد شركات بموجب قانون شركات الدولة. في 9 مايو 2006 ، لاحظ موظف CS STARS أن جهاز الكمبيوتر كان مفقودًا يحتوي على معلومات شخصية ، بما في ذلك الأسماء والعناوين وأرقام الضمان الاجتماعي لمستلمي العمال & # 146 ؛ فوائد التعويض. لكن CS Stars انتظرت حتى 29 يونيو 2006 لإخطار الصناديق الخاصة ومكتب التحقيقات الفدرالي بالخرق الأمني. لأن مكتب التحقيقات الفدرالي أعلن أن إشعار المستهلكين قد يعيق تحقيقاته ، انتظر CS STARS حتى 8 يوليو 2006 ، لإرسال إشعارات إلى 540،000 من سكان نيويورك المتأثرين بالخرق. في 25 يوليو 2006 ، حدد مكتب التحقيقات الفدرالي أن موظفًا من مقاول تنظيف سرق جهاز الكمبيوتر ، وتم العثور على جهاز الكمبيوتر المفقود واستعادته. بالإضافة إلى ذلك ، وجد مكتب التحقيقات الفدرالي أن البيانات الموجودة على الكمبيوتر المفقود لم يتم الوصول إليها بشكل غير صحيح.
النتيجة:
يتطلب قانون خرق أمن المعلومات في نيويورك والإخطار ، المعمول به في ديسمبر 2005 ، الشركات التي تحتفظ ببيانات محوسبة تتضمن معلومات خاصة لإخطار المالك بالمعلومات عن أي خرق لأمن النظام بعد الاكتشاف مباشرة ، إذا كانت المعلومات الخاصة ، أو يعتقد بشكل معقول أنه تم الحصول عليه من قبل شخص دون إذن صحيح. لا يؤثر القانون على الشركات في تعاملاتها مع عملائها فحسب ، بل يؤثر أيضًا على أصحاب العمل في دورهم كوصي على الموظفين. بيانات شخصية. (كادرين)
دون الاعتراف بأي انتهاك للقانون ، وافقت CS STARS على الامتثال للقانون وضمان إجراء الإخطارات المناسبة في حالة حدوث أي خرق في المستقبل. كما وافقت الشركة على تطبيق ممارسات أكثر شمولاً تتعلق بأمن المعلومات الخاصة. ستدفع CS STARS مبلغ 60.000 دولار لمكتب المدعي العام نظير التكاليف المتعلقة بهذا التحقيق. (كادرين)
آي بي إم
الوضع:
أثبت نظام التسجيل عبر الإنترنت غير الورقي لشركة IBM ، الذي تم تقديمه في عام 1999 ، أنه فائز لكل من موظفي الشركة الأمريكيين البالغ عددهم 135000 والشركة ، وفقًا لكاثلين دونيلي ، أخصائي الاتصالات الرئيسي في مقر الشركة في أرمونك ، نيويورك. توفر الشركة 1.2 مليون دولار سنويًا على تكاليف الطباعة والبريد وحدها ، يقول دونيلي ، والموظفون & # 146 ؛ يمكن الاستفادة من مجموعة متنوعة من التقنيات للتعرف على المشكلات ومعلومات برنامج البحث والوصول إلى أدوات دعم القرار من أجهزة الكمبيوتر المكتبية. (Heuring ، 2002)
الإجابة:
يقول دونيلي إن إحدى تلك الأدوات ، وهي مُقدِّر التكلفة الطبية الشخصية ، تُمكِّن الموظفين من حساب نفقات الرعاية الصحية المحتملة من الجيب في إطار كل من خيارات الخطة المتاحة لهم. يقوم الموظفون بتسجيل الدخول شخصيًا ويتم الترحيب بهم بالاسم ومعلومات مهمة تتعلق بتسجيل مزاياهم ، مثل المواعيد النهائية ووقت سريان التغييرات. يمكنهم الوصول تلقائيًا إلى الخطط الصحية المتاحة لهم ، وتتيح لهم الآلة الحاسبة مقارنة مبالغ الفوائد المقدرة لكل خطة.
يقول دونيلي: “يمكن للموظفين اختيار خدمات الرعاية الصحية التي يتوقعون استخدامها في سنة معينة ، وتقدير تكرار الاستخدام المتوقع ، وحساب التكاليف المحتملة في كل خيار من خيارات الخطة”. “إن التعليقات التي تلقيناها من الموظفين تخبرنا أن هذه الأداة ساعدتهم حقًا في إجراء مقارنة بين الخطط بناءً على كيفية استهلاكهم للخدمات الطبية.” تعرض الآلة الحاسبة كل من تكاليف IBM والموظف. (Heuring ، 2002)
النتيجة:
يقول دونيلي: “منذ أن بدأنا في تقديم التسجيل عبر الإنترنت ، علمنا أن الموظفين يريدون الوصول إلى الويب” ، حتى يتمكنوا من تسجيل الدخول في المنزل بدلاً من تسجيل الدخول عبر الشبكة الداخلية للشركة. لذا تعمل الشركة على وضع نظام تسجيل على شبكة الإنترنت يمكن للموظفين والمتقاعدين الوصول إليه من أي مكان.
يمكن للموظفين الحصول على معلومات موجزة عن الخطط ، والتعمق في تفاصيل محددة للغاية واتباع الروابط لمقدمي الرعاية الصحية للبحث. يقول دونيلي إن النظام حصل على درجات عالية للراحة لأن الموظفين يمكنهم “الدخول والخروج بسرعة”.
شركة WORKSource
الوضع:
لمواجهة التحدي المتمثل في التعامل مع 100 موظف جديد ، حصلت شركة WORKSource Inc. على برامج تقنية مستندة إلى الويب من شركة GHG Corp مثل نظام الدفع الإلكتروني الإلكتروني ، وبرنامج الجدول الزمني الإلكتروني ، ونظام الإجازات ، ونظام معلومات الموارد البشرية (& # 147 ؛ نصائح ، & # 148 ؛ 2006). مكنت هذه الأدوات الرئيس التنفيذي جوديث هان من التعامل مع إجراءات الرواتب بكفاءة وفعالية.
الإجابة:
WORKSource لديها ثمانية مراكز للقوى العاملة ، مع ما يقرب من 108 موظفين ، وتقع في جميع أنحاء منطقة ست مقاطعات. في السابق ، تم تجهيز وإدارة الرواتب والمزايا والموارد البشرية لهؤلاء الموظفين وإدارتها من قبل منظمة أصحاب العمل المحترفين. لدى الشركة أيضًا 52 موظفًا إداريًا في مكتبها الرئيسي. عندما انتهى العقد مع PEO في 30 يونيو 2006 ، تم نقل هؤلاء الموظفين 108 على الفور إلى كشوف العمل WORKSource ، مما يعني عبء عمل هان أكثر من الضعف اعتبارا من يوليو 2006 (& # 147 ؛ نصائح ، & # 148 ؛ 2006).
قالت هان ، في مقابلة مع PMR ، إنها اعتمدت على LEAN للمساعدة في التعامل مع ما يلزم تغييره لإدارة عبء العمل المتزايد. قبل ذلك بعامين ، قدمها الرئيس التنفيذي لشركة هان إلى LEAN ، وهو مفهوم إداري ياباني للقضاء على الخطوات والحركات المهدرة عند إكمال العمليات. & # 147 ؛ بدأت في القراءة قدر الإمكان حول LEAN وانضممت إلى مجموعة تركيز HR LEAN & # 148 ؛ (& # 147 ؛ نصائح ، & # 148 ؛ 2006).
النتيجة:
قاد إتقان مفاهيم LEAN هان إلى تطوير وتطبيق اختصارها الخاص لـ & # 148 ؛ REASON & # 148 ؛ إلى عمليات الرواتب وإدارة الموارد البشرية في قسمها. مراجعة العملية: تعيين مهام كشوف المرتبات من البداية إلى النهاية. تخلص من النفايات: حدد كيفية إكمال مهمة كشوف المرتبات بأكبر قدر من الكفاءة بدون خطوات غير ضرورية. تحليل البدائل: بحث وتقييم قابلية تطبيق التكنولوجيا الجديدة. بيع الابتكارات للإدارة: توثيق العائد على الاستثمار لكل ابتكار. افتح خطوط الاتصال: تواصل بشكل مفتوح & # 151 ؛ وغالبًا & # 151 ؛ مع جميع أصحاب المصلحة ، بما في ذلك الموظفين والإدارة العليا. لا تسمح أبدًا بالسلبية: اجعل التغيير بسيطًا وممتعًا. امنح الموظفين الكثير من التشجيع والوقت للتعلم (& # 147 ؛ نصائح ، & # 148 ؛ 2006). تمكنت جوديث هان من تنفيذ وظائف الموارد البشرية الصحيحة باستخدام نظم المعلومات.
شركة توشيبا أمريكا للأنظمة الطبية
الوضع:
يعتقد ليندا مورفيك ، مدير أنظمة معلومات الفوائد والموارد البشرية في شركة توشيبا أمريكا ميديكال سيستمز سيستمز (TAMS) ومقرها كاليفورنيا ، أنه سيكون من المنطقي إضافة مكون اتصالات الفوائد إليها. من خلال الحصول على جميع معلومات المزايا عبر الإنترنت ، سيكون دليل موظف TAMS أيضًا مستندًا حيًا ، مما يمكن Morvik من إجراء التغييرات عند الضرورة. كان هذا هو الحال في منتصف المشروع ، عندما غيرت TAMS خطط الرعاية الصحية من شركة Aetna Inc. إلى United Health Group Inc (Wojcik ، 2004).
الإجابة:
تم استخدام شركة TAMS ، وهي مجموعة مستقلة من شركة Toshiba Corporation ومزود عالمي رائد لأنظمة التصوير الطبي التشخيصي والحلول الطبية الشاملة ، مثل CT والأشعة السينية والموجات فوق الصوتية والطب النووي والتصوير بالرنين المغناطيسي وأنظمة المعلومات ، مكتب خدمة كشوف المرتبات وحل داخلي للموارد البشرية لا يتضمن تقارير موحدة سهلة الاستخدام أو بوابة موظف. بعد تقييم UltiPro جنبًا إلى جنب مع العديد من موردي موارد المؤسسات ، اختار TAMS عرض Ultimate Software وبدأ عرضه في سبتمبر 2002 بعد التنفيذ في الوقت المحدد وعلى الميزانية. فور نشر بوابة UltiPro للموظفين تقريبًا ، بدأ TAMS في رؤية تحسينات ، مع زيادة تقدر بنسبة 70٪ في كفاءة التسجيل المفتوح (Wojcik، 2004).
النتيجة:
في محاولة لتوسيع استخدام الويب إلى ما بعد عملية تسجيل المزايا ، نشرت TAMS مكتبة من المستندات والنماذج على بوابة الموارد البشرية الخاصة بها ، بما في ذلك دليل الفوائد ، الذي حصل على جائزة Apex لعام 2004 لتميز النشر. في نفس العام ، منحت مجلة التأمين التجاري أيضًا TAMS جائزة اتصال المنافع الإلكترونية (EBC) عن الإنجاز المتميز في توصيل برامج مزايا الموظفين عبر الويب. لمواصلة الارتقاء باستخدامها لنظام إدارة الموارد البشرية / المرتبات الخاص بـ Ultimate Software ، قامت TAMS بتعديل بوابة UltiPro لتلبية الاحتياجات الفريدة لشركة التصوير (Wojcik ، 2004). تم دمجها بالكامل مع العديد من التطبيقات الخاصة التي تم إنشاؤها لمعالجة مشكلات إدارة الأداء والأداء بحيث يكون لموظفي TAMS موقع مركزي للحصول على معلومات شاملة عن القوى العاملة وكشوف المرتبات من مستعرض الويب الذي يمكنهم الوصول إليه باستخدام تسجيل دخول واحد (Wojcik ، 2004).
المراجع
Byars ، Lloyd L. & Rue ، Leslie W. (2004). إدارة الموارد البشرية ، 7 هـ. شركات مكجرو هيل.
كادرين ، ديان (2007). نيويورك: تقوم الشركة بتسوية رسوم خرق البيانات. تم استرجاعه في 3 يونيو 2007 من [http://www.shrm.org/law/states/CMS_021505.asp#P-8_0]
توضيح المهمة الاستراتيجية لوسائل الإعلام الاجتماعية لشركة IBM (2007). الاتصال الاستراتيجي
إدارة. تم استرجاعه في 1 يونيو 2007 من
http://proquest.umi.com/pqdweb?index=17&did=1263791161&SrchMode=1&sid=2&Fmt=4&clientld=2606&RQT=309&VName=PQD.
Friesen, G. Bruce (2003). Is your client ready for eHR? Consulting to Management, 14(3), 27. Retrieved June 3, 2007 from ProQuest Database.
Hagood, Wesley O. & Friedman, Lee ( 2002). Using the balanced scorecard to measure the performance of your HR information system. Public Personnel Management, 31(4), 543-58. Retrieved June 3, 2007 from ProQuest Database.
Heuring, Linda (2003). IBM: Laying Outing Enrollment Options. Retrieved June 2, 2007 from [http://www.shrm.org/hrmagazine/articles/0803/0803heuring_paperless.asp]
Koven, Jeff (2002). Streamlining benefit process with employee self-service applications: A case study. Compensation & Benefits Management, 18(3), 18-23. Retrieved June 2, 2007 from ProQuest Database.
O’Connell, Sandra (1994). Security for HR records – human resources. HR Magazine. Retrieved June 3, 2007 from [http://findarticles.com/p/articles/mi_m349] 5/is_n9_v39/ai_16309018
Protecting Client Data (2006). Financial Planning. Retrieved June 1, 2007 from
http://proquest.umi.com/pqdweb?did=1066464321&Fmt=4&clientld=2606&RQT=309
&VName=PQD.
Tips on Using Technology to Streamline Payroll Processes – and Cut Costs (2006). Payroll Managers Report, 6(10), 1-9. Retrieved June 2, 2007 from EBSCOhost Database.
Vu, Uyen (2005). Contracting out HRIS easy call at Terasen Pipelines. Canadian HR Reporter, 18(4), 5-9. Retrieved June 2, 2007 from ProQuest Database.
Wojcik, J. (2004). Toshiba Employee Handbook Goes Online. Business Insurance, 38(49), 18.
Retrieved June 2, 2007 from EBSCOhost Database.