مشاغل کوچک برای موفقیت در فعالیت های خود باید تصمیمات مهمی بگیرند. دفتر آنها را اجاره کنید یا بخرید؟ مبلمان اداری جدید یا دست دوم خریداری می کنید؟ یک مسئول پذیرش استخدام می کنید یا از سیستم تلفن گویا استفاده می کنید؟
تصميم ديگري كه ممكن است يك كسب و كار كوچك بخواهد بگيرد اين است كه آيا سيستم زمانبندي قرار ملاقات مبتني بر ابر را اجرا مي كند يا سنتي. با وجود تفاوتهای بسیار زیاد بین این دو فناوری ، برای صاحبان مشاغل کوچک مهم است که نیازهای خاص خود را تجزیه و تحلیل کرده و تحقیقات گسترده ای در مورد بسته های نرم افزاری متناسب با آنها انجام دهند.
بررسی اجمالی سیستم های تنظیم قرار
سیستم های زمان بندی انتصابات ، برنامه های نرم افزاری است که به صاحبان مشاغل کوچک و سازمان ها – به همراه کارمندانشان – اجازه می دهد تا قرارهای ملاقات خود را با سهولت بیشتری رزرو و مدیریت کنند. بدون برنامه ریزی برنامه ها ، بیشتر مالکان به روش سنتی تر برای تعیین قرارهای خود اعتماد می کنند: یک دفتر قرار ملاقات کاغذی یا یک قلم و یک مسئول پذیرش یا منشی که قرار ملاقات ها را از طریق تلفن یا ایمیل انجام می دهد. برخی ممکن است برای پیگیری قرارهای ملاقات برنامه ریزی شده خود ، از برنامه های رایانه ای اساسی مانند پایگاه داده استفاده کنند. علاوه بر قرار ملاقات ، برخی از شرکت ها و سازمان ها همچنین قرارهای ملاقات برنامه ریزی شده خود را با نوعی یادآوری از جمله تماس تلفنی ، ایمیل یا کارت پستال به مشتریان ، مشتریان ، دانشجویان و بیماران خود اطلاع می دهند. در بیشتر موارد ، این فرایند بی اثر است و مدیریت درست کارکنان مدت زمان زیادی طول می کشد.
علاوه بر این ، ساعات کار اداری معمولاً زمانی را تعیین می کند که فرد می تواند قرار ملاقات بگذارد. با توجه به تعداد افرادی که بصورت آنلاین وظایف شخصی خود را انجام می دهند ، روند استخدام فوق الذکر انعطاف پذیر نیست و به هیچ کس اجازه نمی دهد که وقت راحت تر قرار ملاقات یا قرار ملاقات خود را تعیین کند ، مانند بعد از ساعت ها.
با داشتن یک برنامه زمان بندی مناسب قرار ملاقات ، این وظایف اساسی – که اغلب وقت گیر هستند – به صورت خودکار و با حداقل تلاش کاربر مدیریت می شوند. با این حال ، مانند بسیاری از سیستم عامل های نرم افزار ، تفاوت های زیادی بین ارائه دهندگان خدمات وجود دارد. نمونه مورد: نرم افزار زمان بندی قرار ملاقات مبتنی بر ابر امکاناتی را ارائه می دهد که در بسته های نرم افزاری قرار ملاقات سنتی یافت نمی شود.
خصوصیات عمومی
قبل از اینکه درباره تفاوت های این دو بحث کنیم ، ابتدا خصوصیات کلی هر یک را شرح می دهیم. نرم افزار مبتنی بر ابر نوعی برنامه به عنوان سرویس (SaaS) است که در آن کاربران از طریق اینترنت به عنوان یک سرویس درخواستی به نرم افزار دسترسی پیدا می کنند. مانند اکثر نرم افزارهای SaaS ، سرویس های برنامه ریزی معمولاً از طریق اینترنت و در یک سرور امن ارائه می شوند. بعلاوه ، بسیاری از آنها نیازی به نصب یا بارگیری نرم افزار ندارند. برای دسترسی به این برنامه فقط اتصال به اینترنت لازم است.
نرم افزار برنامه ریزی سنتی تر: بسته های فروش در فروشگاه و آنلاین است که نیاز به نصب بر روی هر رایانه ای دارد که کارمندان می توانند به آنها دسترسی داشته باشند. به نرم افزار پردازش یا حسابداری رایانه خانگی که می خرید و نصب می کنید ، فکر کنید. همچنین می توان بصورت آنلاین خریداری و بارگیری کرد ، اما بدون دسترسی مستقیم به پایگاه های اینترنتی ، مشاغل و خدمات. در اصل این نرم افزار بسته بندی شده است که به جای خرید در یک خرده فروشی ، بصورت آنلاین خریداری می شود.
تفاوت این دو
اگرچه هر دو نوع نرم افزار قرار ملاقات ممکن است از قابلیت های برنامه ریزی مشابهی برخوردار باشند ، اما توجه به تفاوت در هر یک از موارد مهم است. این می تواند نه تنها در عملیات تجاری شما ، بلکه در انتظارات شما از محصول تأثیر بسزایی بگذارد.
• دسترسی. این شاید مهمترین تفاوت بین این دو باشد. این سیستم زمانبندی قرار ملاقات آنلاین به شما امکان دسترسی به حساب خود را در هر مکان و هر زمان می دهد. تمام آنچه شما نیاز دارید اتصال به اینترنت است. به طور معمول ، نرم افزار سنتی که روی یک رایانه نصب می کنید محدود به آن دستگاه است. اگرچه ممکن است نرم افزاری داشته باشید که به شما امکان می دهد از خارج از دفترخانه به آن دسترسی داشته باشید ، این مراحل اضافی را ایجاد می کند و راهی موثر برای مدیریت قرارهای شما نیست.
• برنامه ریزی خودکار. هر روز شرکت ها و موسسات بیشتری به مشتریان ، مشتریان ، بیماران و دانشجویان خود اجازه می دهند تا قرار ملاقات های خود را به راحتی و به راحتی انجام دهند. در واقع ، کسانی که این سرویس را ارائه نمی دهند ممکن است قایق را گم کنند ، زیرا برخی از افراد به سادگی ارائه دهنده خدمات را انتخاب نمی کنند که اجازه معاملات آنلاین را نداشته باشد. بسیاری از شرکتهای مبتنی بر ابر این ویژگی را ارائه می دهند که طبیعتاً برای نرم افزار SaaS مناسب است. افراد به راحتی قرارهای ملاقات خود را به همان روشی که سایر سرویس های آنلاین مانند خرید مسافرت یا مدیریت حساب بانکی انجام می دهند ، تنظیم می کنند. کارآمد و آسان است و افراد می توانند قرارهای خود را خارج از ساعات کاری معمول تنظیم کنند. با توجه به برنامه های گسترده برنامه ریزی و راه اندازی لازم برای اجازه دادن به این قابلیت در شبکه ها و سیستم های رایانه ای فعلی ، نرم افزار برنامه ریزی سنتی ممکن است این را ارائه دهد ، اما احتمالاً جایگزینی گران قیمت برای فناوری مبتنی بر وب خواهد بود.
• هزینه. از آنجا که محدودیت های بودجه عامل مهمی در اکثر تصمیمات تجاری است ، هزینه سیستم جدید برنامه ریزی قرار ملاقات آنلاین نیز یکی دیگر از موارد ملاحظه شده است. قیمت ها بسیار متفاوت است ، از رایگان به ده ها هزار دلار (برای برنامه های سفارشی). نرم افزارهای تحت وب معمولاً کم هزینه ترین گزینه هستند و “بزرگترین فشار برای پول” را فراهم می کنند. بعلاوه ، برخی از ارائه دهندگان برنامه زمانبندی SaaS قراردادهای خدمات ماهانه را بدون نیاز به تعهد طولانی مدت ارائه می دهند. این اغلب می تواند بهترین گزینه باشد ، به ویژه برای شرکت ها و سازمان هایی که بودجه محدودی دارند یا نیازهای آینده را تغییر می دهند.
در دنیای سیستم های برنامه ریزی قرار ملاقات های آنلاین ، معمولاً دو گزینه وجود دارد: وب یا غیر وب. قبل از تصمیم گیری اطمینان حاصل کنید که کسب و کار یا سازمان شما نیازهای خاص خود را بررسی می کند.